8 princípios para entender o conceito Kata

“Kata” (forma, em japonês) é uma palavra usada em diferentes contextos. Mais conhecida no âmbito das artes marciais, designa uma sequência de movimentos. Na gestão de empresas, se popularizou pelo Sistema Toyota de Produção, como um processo para desenvolver padrões de comportamento. O objetivo do Toyota Kata é estabelecer rotinas de ensino/aprendizagem, de forma a disseminar e preservar conhecimento e know-how.

Nosso cérebro têm uma alta capacidade de aprendizado e automatização. Quando, minutos depois de sair de casa, não lembramos se fechamos a porta ou não (e havíamos fechado, claro), é porque executamos essa tarefa automaticamente. O mesmo vale para os movimentos instintivos ao dirigir um veículo ou praticar algum esporte. O cérebro aprende uma sequência de ações que são executadas pelo corpo sem necessidade de reflexão.

Esses modelos mentais automatizados se aplicam a comportamentos humanos em geral. Nosso modo de agir é determinado pelo hábito, e é por isso que muitas vezes se torna difícil gerenciar mudanças. Por mais que, racionalmente, saibamos que algo precisa mudar, nosso cérebro e nosso corpo aprenderam e se acostumaram a fazer as coisas de um determinado jeito. Os padrões também se manifestam na cultura organizacional, na forma de gestão, em todos os processos.

Por isso o Toyota Kata é uma técnica fundamental para levar qualquer organização à excelência operacional. Estabelecer rotinas e garantir sua internalização em todos os níveis hierárquicos é a única forma de atingir os resultados esperados. Já salientamos que as pessoas são a chave para a implantação do Lean Thinking. Mas como provocar a mudança de paradigmas? A seguir, listamos sete aspectos que você precisa considerar para aplicar esse método.

1. A lógica do Kata

Aprendemos a fazer algo automaticamente a partir da repetição. Quanto mais treinarmos o chute a gol, maior a capacidade de marcar o pênalti. As teclas de um piano também podem ser um território dominado depois de alguma prática. Um comportamento, ainda que difícil de adotar de início, vai se plasmando em nosso cérebro quando o praticamos com frequência. Assim, é normal que, ao ser implementada, uma rotina precise de máxima atenção. Conforme for exercitada, se torna uma habilidade internalizada, que não demanda esforço.

2. Há dois tipos de Toyota Kata

Kata é uma metodologia que cria rotinas de comportamento para a melhoria contínua. Se divide em dois padrões. O Kata de Melhoria tem o objetivo de fazer da melhoria contínua uma rotina sistemática. Já o Kata de Coaching é direcionado às práticas do mentor, à rotina daquele que vai orientar os praticante do Kata de Melhoria.

3. Kata de Melhoria

Mike Rother, autor do livro Toyota Kata, descreve o Kata de Melhoria como um pensamento científico baseado em quatro passos:

• Desafio: qual o desafio que você quer enfrentar? Considere uma visão de médio/longo prazo.
• Situação atual: compreenda onde você está agora. Considere dados e padrões.
• Condição-alvo: estabeleça uma nova condição que você deseja obter para superar o desafio, com métrica e prazo.
• Prática: experimente os caminhos e obstáculos para chegar à condição-alvo, usando ciclos PDCA.

4. Kata de Coaching

O coach pode ser um gerente, supervisor ou qualquer outro líder que domine o Kata de Melhoria de uma área. Ele vai garantir e auxiliar seus subordinados a estabelecer a rotina de comportamento, aportando feedbacks quando necessário. A prática do coach está ancorada em cinco perguntas que devem ser apresentadas com regularidade ao aprendiz, de forma a garantir a execução do pensamento científico:

• Qual é a condição-alvo?
• Qual é a situação atual? (aqui é possível refletir sobre o último passo/experimento, seus objetivos iniciais e os resultados/aprendizados obtidos)
• Quais obstáculos você avalia que estão impedindo de alcançar a condição-alvo? Qual deles você está enfocando agora?
• Qual é o próximo passo/experimento? O que você espera dele?
• Quando nós poderemos ver o que aprendemos com esse passo?

5. Kata é uma forma de gerenciar conhecimento tácito

O conhecimento tácito, aquele que está nas habilidades de cada pessoa ou equipe, é o mais difícil de ser gerenciado. Quando o Kata é adotado pela organização, o conhecimento é compartilhado de forma natural, pois a aprendizagem incorpora-se à rotina. É construída de forma estruturada e coletiva, a partir de processos regulares.

6. O Kata é mais importante que as ferramentas

Ao contrário das ferramentas, que são facilmente identificáveis, as rotinas de gerenciamento são invisíveis. No entanto, fazem parte da essência da empresa e, se elas não estão afinadas, não há sucesso possível. As equipes só irão utilizar as ferramentas em seu máximo potencial se a filosofia de trabalho estiver internalizada. É por isso que o Kata vem antes das ferramentas, é o pressuposto para que elas sejam eficientes. Kata é o fio invisível para a melhoria contínua, aquilo que a transforma em um atributo da organização.

7. O método Kata é universal

Sua estrutura fixa não impede que seja utilizado em qualquer tipo de situação de busca de melhoria. Pelo contrário: está elaborado de forma a adequar-se a diferentes dinâmicas. Pode ser adotado em empresas de qualquer área, em organizações sociais, times e até mesmo em família. Adquirir o hábito de pensamento científico auxilia na resolução de problemas nas mais variadas situações.

8. Persistência é a chave!

Nenhum Kata é absorvido imediatamente. A própria ideia de funcionamento é de aprendizagem, de treino. Criar um hábito depende de persistência, ainda mais quando ele muda a lógica de um grupo. Os líderes devem trabalhar regularmente na formação das rotinas e padrões de melhoria. Só assim os avanços do Lean serão efetivos e sustentáveis.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagens: Gerd Altmann/Pixabay