A gestão de projetos em pequenas e médias empresas

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Tempo de leitura: 4 minutos

Quando a gente fala em gestão de projetos, costuma pensar em grandes equipes multidisciplinares que, com ajuda de metodologias e ferramentas sofisticadas, desenvolvem atividades de forma orquestrada e eficiente. Essa perspectiva pode intimidar pequenas e médias empresas (PME), que nem sempre contam com recursos humanos e materiais para levar a cabo atividades muito complexas. No entanto, a utilização de metodologias de gerenciamento de projetos pode ser especialmente útil para esses negócios, uma forma de superarem suas dificuldades de gestão. A chave para isso está em um conceito básico: planejamento.

Os principais entraves encontrados na gestão de projetos se aplicam a empresas de qualquer porte. Comunicação, prazos e escopo são problemas que perpassam, muito além de uma ou outra metodologia, quase todas as atividades humanas. Quando há falta de recursos, esses obstáculos se potencializam, gerando desperdício e prejudicando a eficiência do trabalho – cujo resultado é, invariavelmente, perda de lucratividade.

Mas como garantir a correta implementação da gestão de projetos em uma empresa de pequeno ou médio portes? Vamos analisar os principais aspectos que podem servir de empecilhos ao bom gerenciamento.

Escopo dos projetos e gestão de portfólio

Seja para criar um novo produto ou serviço, seja para atender a uma demanda interna específica, como a ampliação da estrutura ou o treinamento de colaboradores, cada projeto deve ser minuciosamente avaliado e planejado. A partir de análise prévia, a definição de um escopo adequado evita o dispêndio de esforços desnecessários. É comum que os projetos sejam iniciados com um objetivo e percam o rumo ao longo do caminho, não chegando a sua finalização.

A falta de planejamento é um erro comum nas empresas de menor porte, que, na pressão por resultados de curto prazo, acabam pulando etapas que são essenciais para a efetividade das iniciativas. Para definir o escopo de cada projeto, algumas perguntas podem ser necessárias. Qual o objetivo deste projeto? Aonde se quer chegar? Quais são as diretrizes que devem acompanhar as ações? Quais aspectos não se pode, em nenhum momento, perder de vista?

A gestão do portfólio de projetos também é essencial nesse quesito. É a partir dos escopos e resultados obtidos ao longo da trajetória que será possível priorizar os projetos mais significativos para a organização, e que precisam, assim, receber mais atenção e recursos. Ao longo dos meses, podem surgir imprevistos e mudanças de rumo, que deverão ser constantemente avaliadas em conjunto, mantendo-se a visão do todo. Nesse sentido, vale investir na boa gestão do portfólio para evitar que projetos com resultados menos interessantes roubem o tempo e o dinheiro da empresa.

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Como cumprir os prazos dos projetos?

Pouca gente, muito trabalho. Em geral, essa é a realidade das empresas de pequeno e médio portes. Essa peculiaridade, reunida à falta de organização, faz com que os prazos sejam descumpridos com frequência, pois os proprietários e colaboradores se desdobram em múltiplas tarefas e facilmente podem perder o foco.

Novamente, a dificuldade tem a ver com planejamento e controle. A metodologia Lean pode ser uma boa aliada na hora de encarar a missão nem sempre simples de planejamento. Ainda que as PMEs estejam mais acostumadas a “sair fazendo”, essa prática acaba causando desperdício e retrabalho. Por outro lado, o Lean pressupõe etapas de teste que proporcionam mais efetividade na entrega, uma vez que os resultados são acompanhados no decorrer do projeto. Quebrado em etapas, ele se torna menos assustador – e assim fica mais fácil impedir os atrasos, já que os prazos são escalonados.

Nesse quesito, as empresas menores têm uma vantagem sobre as grandes corporações: os processos internos e a tomada de decisão costumam ser mais ágeis, pela proximidade entre as equipes de gestão e execução dos projetos. Aproveitar-se disso, resolvendo rapidamente os desafios que se colocam no caminho, é uma forma de manter o cronograma em dia.

Comunicação: projetos são feitos por pessoas

Planejamento feito, cronograma ajustado – nada disso vai funcionar se a comunicação entre os colaboradores, clientes e fornecedores não funcionar bem. A gestão de projetos se caracteriza pela necessidade de manter um banco de dados sólido e atualizado por todos os seus integrantes, de forma que não haja sobreposição de trabalho nem se deixe de executar qualquer tarefa pela falta de informação.

Desenhar detalhadamente o fluxo de informações na fase de planejamento é medida fundamental para o bom andamento do projeto, bem como treinar e motivar as equipes para que cumpram os padrões estabelecidos. A tendência, nos negócios familiares ou de menor porte, é deixar de lado o registro de informações, preferindo-se a comunicação verbal – essa atitude é fatal para a gestão de projetos, já que não permite que todos os envolvidos estejam a par do que acontece. Essa prática também prejudica a uniformização dos dados, abrindo margem para falhas e falta de rastreabilidade.

De nada adianta ter um bom plano se não houver adesão daqueles que irão executá-lo. O engajamento dos envolvidos nos processos do projeto, sejam eles público interno ou externo, pode ser facilitado se houver a participação de todos desde o momento do planejamento. Lembre-se de que o conhecimento de sua empresa está na experiência de seus profissionais – eles podem ajudá-lo a conhecer as expectativas dos clientes, as necessidades de infraestrutura e os possíveis gargalos a serem enfrentados. Promova também o entrosamento da equipe do projeto, contendo assim futuros desentendimentos no encaminhamento das atividades.

Implantar a gestão de projetos em sua empresa pode dar algum trabalho no início, mas certamente vale a pena e é um caminho para alcançar a Excelência Operacional. Além de contar com softwares especializados, pode ser uma boa ideia ter o apoio de consultoria, para implementação e gestão de portfólio.

Tem dúvidas ou precisa de ajuda? Fale com a gente!

Edição: Svendla Chaves – jornalista

About Otávio Monsanto de Paula

Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence! Blog: Excelência em Pauta.com.br
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