Como montar um centro de competência em business intelligence

Já apresentamos aqui as características e vantagens de um Centro de Competência de BI (Business Intelligence Competency Center – BICC). Por meio dessa estrutura, sua empresa pode direcionar os esforços de BI e gerenciar a execução da estratégia. O BICC também será responsável pela difusão da cultura de dados, fazendo com que se torne algo transversal no empreendimento.

O nome da estrutura pode variar de acordo com o interesse e grau de maturidade da empresa na área. Centro de competência é uma adaptação do nome original em inglês, e é adequado para quem inicia em business intelligence. Se a ideia é ter uma equipe mais direcionada à organização e gestão dos dados disponíveis no negócio, talvez seja melhor um comitê de governança. Empresas que já estão mais avançadas podem montar um Business Analytics Team, que nesse caso dará mais ênfase à análise.

A seguir apresentamos os principais passos para montar um centro de competência. Esse guia pode ser adaptado conforme as peculiaridades de cada negócio, desde o uso de BI à disponibilidade de dados. Vale lembrar que alguns aspectos são fundamentais em qualquer estrutura: alinhamento estratégico, gestão dos ativos de informação, excelência em análise e criação de valor comercial.

Centro de competência, passo 1: Diagnóstico

A criação de um centro de competência em BI se baseia em diversos fatores, relacionados às necessidades e características do negócio, que devem ser levados em consideração ao planejar e implementar o setor. Entre seus objetivos principais, estão tecnologia, busca de eficiência e melhorias, treinamento e suporte, governança e recursos analíticos. Para iniciar, é preciso conjugar a estratégia corporativa com a situação atual de produção e gestão de dados.

Na etapa de diagnóstico, devem ser respondidas as perguntas a seguir. Ferramentas como brainstorm, grupos de aprofundamento e matriz de esforço x impacto podem ser úteis.

• Existe cultura de dados na empresa? As pessoas estão abertas a utilizá-los?
• Já existe uma estratégia de business intelligence?
• Quais são os dados hoje disponíveis em nossa empresa? Sua coleta é feita de maneira adequada?
• Como eles são utilizados? Qual o conhecimento criado a partir deles? O que tem efetivamente funcionado?
• Como essas iniciativas estão conectadas com a estratégia corporativa?
• Quais as tecnologias utilizadas hoje na empresa? Elas atendem às necessidades que temos?
• Quais outros conjuntos de dados e análises poderiam ser usados em favor de nossa estratégia?
• Quais áreas, setores e profissionais estão hoje envolvidos nessas atividades? Quem mais seria necessário agregar?
• Como outras empresas de nosso setor vêm utilizando dados?

Para que o centro de competência produza resultados, os gestores devem estar convencidos de sua necessidade. Se esse não é o caso de sua empresa, o diagnóstico pode ser útil como forma de buscar apoio das lideranças. No entanto, idealmente, elas devem estar conectadas desde o princípio. Ou seja, um diagnóstico amplo, assim como a implementação do BICC, só será possível com o suporte da alta gestão.

Centro de competência, passo 2: Definição

Essa é a hora de planejamento e decisão! O que será definido: estratégia, objetivos e metas, equipe, sponsor, recursos.

Apoiar os objetivos corporativos que apresentem maior prioridade e maior valor: esse deve ser o norte de um centro de competência. A entrega adequada de informações costuma ser o principal desafio para atender aos objetivos de negócios. Um BICC eficiente trabalha com ferramentas multifuncionais que supram as necessidades específicas de entrega de informações.

Perguntas a serem respondidas nesta etapa:

• Cruzando recursos e necessidades, qual será nossa estratégia de business intelligence?
• Quais objetivos, metas e prazos vamos estabelecer?
• Quais tecnologias atendem a nossas necessidades?
• Quais os recursos necessários para isso?
• Quais áreas da empresa devem estar representadas no centro de competência?
• Quem será o sponsor do BICC?
• Como será feita a governança de business intelligence na empresa? (autoridade, escopo, funções e responsabilidades)

Centro de competência, passo 3: Implementação

É provável que para dar esse passo seja necessário antes capacitar as equipes. Tanto a do próprio centro de competência, quanto aquelas envolvidas na utilização dos dados, informações e geração de conhecimento. O BICC pode centrar-se em um papel mais estratégico, focando na governança dos dados e na disponibilização de ferramentas que permitam aos usuários extrair aquilo que lhes interesse. Ou, se a empresa está iniciando em business intelligence, esse grupo pode ser responsável por produzir e analisar informações.

Em todos os casos, o trabalho deve ser direcionado à qualidade das análises. Idealmente, deve-se descentralizar responsabilidades, envolvendo toda a empresa e estimulando a cultura de dados.

Algumas atividades de implementação:

• Treinamento e capacitação de equipes para tecnologias e análise.
• Indicação das funções analíticas e seus benefícios.
• Divulgação da estratégia de business intelligence e da governança de dados.
• Garantia da qualidade dos dados e das análises.
• Suporte ao uso das ferramentas pelas áreas de negócios.

A estratégia de entrega de informações segue sendo construída durante a implementação. Sua utilização pelos diversos setores da empresa irá determinar possíveis adaptações ao longo desse período. A governança também passará por um período de ajustes, de forma a atender às peculiaridades de cada organização.

Centro de competência, passo 4: Monitoramento

Como em qualquer prática que vise à excelência operacional, é necessário um processo contínuo de planejamento-implantação-monitoramento-melhoria. Além disso, uma estratégia de business intelligence só se torna ponderável na “vida real”, para além do planejamento prévio. Muitos obstáculos e desafios podem surgir no dia a dia, e o centro de competência deve estar atento a isso.

Da mesma forma, a cultura da empresa é um fator fundamental na estratégia de business intelligence. De nada serve tentar implantar ferramentas e sistemas à força – o resultado disso costuma ser desperdício de recursos. Planejamento e tecnologia são essenciais, mas a cultura do grupo é sempre quem decide o sucesso de um projeto. Assim, um dos principais papéis de um centro de competência é o de buscar o envolvimento de toda a empresa, criando e incentivando que a cultura de dados se torne uma característica da corporação.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagens: Gerd Altmann/Pixabay e Freepik