Medição de KPIs deve ser frequente

Com que frequência fazer a medição de KPIs?

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Tempo de leitura: 3 minutos

Em nosso último artigo falamos sobre a aplicação de KPIs na transformação Lean. Entre as dúvidas que surgem no uso da ferramenta está a frequência com que se deve fazer a medição de KPIs. De fato, esse cuidado é fundamental para que o método apresente bons resultados. O fator tempo é, sem dúvida, um dos componentes essenciais no monitoramento das atividades.

Muitas organizações fazem a medição de KPIs e seu acompanhamento usando a lógica de Balanced Scorecard. Dessa forma, as informações coletadas são apresentadas aos gestores regularmente como forma de observar o desempenho da empresa. Esse controle, no entanto, costuma ser feito em prazos maiores, trimestralmente, seguindo o ritmo das análises de resultados financeiros. Para alguns aspectos, essa medição de KPIs é adequada; para outros, não.

Não há um padrão científico para a frequência de medição de KPIs. Ou seja, cada indicador precisa ser acompanhado conforme suas características e também de acordo com as condições da empresa. Padronizar todos os KPIs em um mesmo ritmo de medição pode facilitar seu monitoramento; por outro lado, vai limitar seu uso e pode criar distorções.

Seja como for, é preciso levar em conta que a medição mais frequente é a mais indicada. Isso porque permite a correção mais efetiva de problemas, trabalhando de maneira preditiva. Acima de tudo, precisamos analisar e corrigir a disponibilidade de dados na empresa para descobrir o que faz mais sentido.

Medição de KPIs de acordo com o tipo

Os indicadores refletem métricas importantes em diferentes categorias: financeiro, clientes, funcionários, processos. Assim, diferentes formas de medição são aplicadas, e os resultados são monitorados também por diferentes grupos. Ou seja, esses fatores devem ser conjugados para determinar a frequência de medição de KPIs.

Medição de KPIs deve ser frequente

Na dimensão financeira, o acompanhamento costuma ser feito pelos gestores da empresa em reuniões mensais ou trimestrais. Primeiramente, como há sazonalidade nas operações, isso deve ser considerado na medição, com acompanhamento e comparação histórica. De outra parte, há indicadores financeiros atrelados a processos operacionais (como metas da equipe de vendas, por exemplo). Nesse caso, a medição dos KPIs pode ser mais frequente, para orientar correções nas atividades.

Quando se trata de medir a satisfação dos clientes e funcionários, as pesquisas em geral são realizadas anualmente. Essa opção é adequada para acompanhar o desempenho ao longo dos anos, em mudanças culturais que requerem mais tempo. Em contrapartida, é ineficiente quando precisamos de correções rápidas, como no índice de reclamações.

O desafio aí é encontrar uma medição de KPIs que atenda às necessidades de aperfeiçoamento sem sobrecarregar os indivíduos pesquisados. Eventualmente, a alternativa é realizar verificações com grupos específicos, focando os problemas encontrados. Ademais, alguns fatores podem ser medidos automaticamente, como absenteísmo, horas extras, prazos de entrega, entre outros. Com os clientes, pesquisas simples e instantâneas também geram um bom parâmetro, se analisadas com precisão.

Já no monitoramento de processos, a medição de KPIs pode e deve ser extremamente frequente. A redução de falhas e desperdícios é fundamental para a saúde do negócio, e detectar deficiências é o caminho mais rápido para solucioná-las. Sensores e outros tipos de monitoramento eletrônico oferecem recursos eficazes nesse sentido.

Medição de KPIs de acordo com a necessidade

A frequência de medição de KPIs deve ser definida conforme os indicadores serão usados, seu fator de criticidade, a necessidade de mudanças e a viabilidade de coleta. Ao mesmo tempo, ela não deve se limitar às condições preexistentes ou aos relatórios que já são padrão na empresa. Pelo contrário, fazer o que sempre foi feito, sem análise crítica, pode tornar os dados inúteis.

Em situações especiais, nas quais o aspecto está exigindo mais atenção da empresa, novos KPIs, combinações de dados e detalhamentos são necessários. Portanto, a medição também deve ser mais frequente, com medidas específicas alinhadas à estratégia geral da organização. Aliás, alguns indicadores podem ser acompanhados mesmo a cada hora ou turno em situações críticas.

Se desejamos uma mudança rápida, essa deve ser a frequência de medição de KPIs. A cadência corresponde ao ritmo da mudança nos resultados de desempenho, pois os sinais podem ser captados mais cedo, acelerando melhorias.

De toda forma, o importante é lembrar que as medições precisam ser úteis e eficientes. Em resumo, de nada serve medir se as informações não são utilizadas. Os resultados encontrados devem estar associados a planos de ação de melhorias, sob pena de gerar trabalho e gasto sem efetividade.

Além disso, é importante saber dimensionar as variações existentes. Nesse sentido, um pico ou decréscimo em um indicador não significa necessariamente uma necessidade de ajuste. Considerar o histórico de informações e a sazonalidade da operação auxilia a calibrar os resultados, evitando ruídos.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagens: Gerd Altmann/Pixabay

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About Otávio Monsanto de Paula

Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence! Blog: Excelência em Pauta.com.br
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