Seis dicas para seu portfólio de projetos

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Tempo de leitura: 4 minutos

A maior parte das grandes empresas já trabalha com a gestão de projetos para obter mais resultados e produtividade. No entanto, gerenciar o portfólio de projetos é uma tarefa de orquestração que depende da maturidade do negócio e influencia diretamente no sucesso ou fracasso das iniciativas, sendo ainda um caminho possível para o desenvolvimento da governança corporativa e da excelência operacional. Confira abaixo nossas dicas para facilitar a gestão de portfólio de projetos na sua empresa – e, se precisa de um consultor, clique aqui.

1. Estratégia é a base do gerenciamento

Gerir um portfólio de projetos depende de uma compreensão profunda sobre o momento e os objetivos do negócio, seus fatores de concorrência e sua visão de futuro. Só assim é possível avaliar os critérios básicos de um projeto, como rentabilidade, riscos e duração. O objetivo da gestão de portfólio é organizar e priorizar – para isso, a estratégia é a chave, mas não pode ser considerada apenas a partir de um diagrama em um papel. A análise de conjuntura e de ambiente em que o negócio está inserido é fundamental para compreender quais projetos devem ser valorizados e quais podem ficar em segundo plano caso necessário. Essa percepção do todo também vai evitar a sobreposição de projetos que se direcionem ao mesmo ponto, permitindo a economia de recursos por meio da concentração de esforços.

2. A metodologia Lean na gestão de projetos

Grande parte do desperdício de recursos vem da falta de planejamento. A metodologia Lean vai na direção oposta: um bom planejamento, baseado na avaliação prática, garante um resultado mais compensador. De fácil compreensão e sem exigir investimentos em tecnologia, o Lean é uma excelente ferramenta para padronizar projetos e permitir a gestão do portfólio de maneira simples e objetiva. Para garantir as entregas e evitar retrabalho, é preciso contar com a colaboração do stakeholders desde o planejamento, alinhando expectativas, recursos disponíveis e prazos possíveis. Quebrar os projetos em etapas favorece o fluxo de valor, reduz a pressa em chegar ao resultado final e garante que a conclusão estará mais de acordo com o plano; traçar o caminho de olho na meta estipulada reduz gastos; e utilizar testes e pilotos proporciona um produto mais próximo da perfeição.

3. Priorização de projetos precisa de critérios claros

Avaliar e priorizar projetos não é tarefa fácil, ainda mais quando eles se dividem em diferentes áreas e objetivos. Depois de verificar se todos têm as condições básicas garantidas (recursos e prazos factíveis), é preciso estabelecer critérios claros e mensuráveis de avaliação, que estejam de acordo com a estratégia da empresa e sejam compreensíveis pelas diferentes partes interessadas. Para tanto, os projetos devem estar estruturados de forma a permitir essa análise, com avanços demonstráveis e condições justas de concorrência. Um erro comum nas empresas é dar mais crédito a determinadas áreas ou pessoas (seja por razões técnicas, seja por questões pessoais), sem que essa consideração seja embasada em atributos mensuráveis – essa prática tira a seriedade do processo e pode levar à perda de resultados.Portfolio de projetos

4. Engajamento é fundamental para o sucesso de projetos

Stakeholders e equipes devem estar engajados no gerenciamento de projetos; todos devem conhecer bem os objetivos estratégicos e ter acesso ao andamento das atividades, bem como abertura para sugerir soluções e melhorias. Projetos interrompidos ou postergados podem provocar desmotivação – no entanto, se as prioridades e conquistas forem corretamente comunicadas, as equipes não perderão a adesão. Reforce as lideranças e conte com elas para disseminar valores. Saber seu papel e importância no desenvolvimento dos projetos promove o engajamento. Se todos estiverem alinhados, o gerenciamento acaba se tornando uma tarefa coletiva, e você contará com reforços no monitoramento.

5. Use a tecnologia (mas não abuse)

O ambiente virtual é imprescindível para a execução de projetos. Equipes e stakeholders em diferentes geografias, necessidade de monitoramento em tempo real, transparência dos processos: essas são algumas das razões que motivam a criação de ambientes de trabalho on-line. Diversas ferramentas tecnológicas já foram desenvolvidas e aprovadas para a gestão de projetos e podem ser úteis para gerenciar o portfólio. Mas atenção: evite o excesso de utensílios. Com a sobrecarga de informações a que estamos sujeitos, um grande número de ferramentais pode complicar as atividades, exigir mais treinamento de pessoal e desperdiçar recursos. Para o gerenciamento de portfólio, quanto mais estiverem centralizadas as informações, melhor.

6. Atenção e flexibilidade no gerenciamento de portfólios

Riscos, mudanças, prazos, recursos, pessoas, fracassos: são muitas as variáveis envolvidas na gestão de projetos e no gerenciamento de portfólios. Grande parte do desperdício nas empresas é causado por projetos que são abandonados – ou concluídos sem atingir as expectativas. Os fatores críticos de sucesso devem receber monitoramento constante, e os gestores precisam ter flexibilidade de pensamento e ação para buscar soluções quando as novidades aparecem pelo caminho. Por isso, é necessário manter o foco nas prioridades para garantir que o maior número de projetos chegue a termo cumprindo com suas metas e trazendo lucros para a organização.

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Edição – Svendla Chaves – Jornalista

About Otávio Monsanto de Paula

Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence! Blog: Excelência em Pauta.com.br
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