Sete dicas para o cronograma de seu projeto

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Tempo de leitura: 4 minutos

Ser eficaz no gerenciamento do tempo é um desafio em qualquer atividade, ainda mais quando desenvolvida coletivamente. Em meio a inúmeras tarefas, manter em dia o cronograma na gestão de projetos exige comprometimento, competência e muita atenção do gestor. Segundo dados do setor, mais da metade das empresas enfrentam problemas com o cumprimento de prazos em seus projetos e quase 90% delas incorrem em atrasos nas tarefas.

Os atrasos geram várias dificuldades, em geral levando a maior consumo de recursos, desgaste da equipe e mesmo cancelamento ou não finalização do projeto. São motivados por vários aspectos; entre as principais causas estão equívocos no planejamento do cronograma, mudanças de escopo e monitoramento falho durante a execução.

Para que seus projetos estejam em paz com o tempo e alcancem excelência operacional, separamos algumas dicas que podem garantir mais pontualidade e evitar desperdício de recursos.

Defina bem o escopo

A ideia era construir uma garagem na casa, mas ao longo do trabalho o “puxadinho” virou um prédio de dois andares. Ou: a ideia era construir a garagem, mas pensamos que isso poderia ser feito apenas com madeira e cola branca. O mau planejamento do escopo do projeto invariavelmente influencia de forma negativa no cumprimento dos prazos. A definição de escopo é atividade inicial de qualquer projeto, e um bom planejamento é a base para que a execução tenha sucesso. Ao definir o escopo, tenha clareza nos objetivos a serem alcançados, e também em todos os requisitos, processos e riscos que estão envolvidos em sua realização.

Busque experiência em projetos similares

Definir o tempo necessário para cada etapa ou entrega não pode ser uma tarefa de adivinhação. Vale buscar benchmarks em projetos semelhantes, desenvolvidos dentro da empresa ou por parceiros. Contar com o apoio e o conhecimento da equipe e dos clientes pode ajudar a ter uma noção mais clara de quanto tempo será preciso para que se obtenha êxito nas ações. Quanto mais pessoas estiverem envolvidas nesse planejamento, maior a chance de se obter uma previsão realista para o cronograma.

Avalie os recursos disponíveis

Queremos construir nossa garagem, mas temos apenas um quilo de cimento e, em vez de um pedreiro, contratamos um encanador. Parece um exemplo absurdo, mas é isso que muitas vezes acontece na elaboração de projetos. Os recursos financeiros, materiais e humanos precisam estar de acordo com os objetivos estabelecidos, e não podem ser avaliados apenas pela intuição do gestor. Fazer um levantamento efetivo das ferramentas e pessoas disponíveis, comparando com as entregas necessárias, é uma medida essencial para o bom funcionamento do cronograma.

Considere os riscos

Quantidade adequada de cimento e tijolos, um bom pedreiro e… duas semanas de chuva incessante: o cronograma de sua obra foi para lata de lixo. A vida real fica mais bonita no papel, sem dificuldades nem contratempos, mas aqui do lado de fora os acontecimentos independem de nossa vontade para causarem estrago no que foi planejado. Se não é possível controlar tudo o que acontece na empresa e no mercado, por outro lado é viável considerar no cronograma fatores que fogem à gerência do projeto. Dê especial atenção à possibilidade de substituição de recursos humanos – se muitas atividades estão centralizadas em uma só pessoa, sua ausência pode determinar o estancamento do projeto.

cronograma-projetos

Não subestime o tempo

Se o otimismo nos serve para levar o dia a dia com bom humor, ele não é tão útil na hora de definir o prazo de cada entrega. É muito comum que se estipule as datas que compõem o cronograma na lógica inversa: queremos os resultados para o próximo mês, então apertamos todos os prazos para que seja (aparentemente) possível cumprir esta expectativa. Só que, na prática, esse comportamento só piora a situação: além de mais ansiosa, a equipe já começa o projeto sem acreditar que sua execução irá seguir o planejado. Depois de definir o escopo em detalhes, reserve períodos factíveis para cada etapa, comprometendo os colaboradores neste processo – e seja transparente sobre esse tema com os clientes. Ainda, se possível, mantenha boas margens de erro!

Elabore um cronograma adequado

De nada serve um bom planejamento se ele não for bem comunicado. Para que as pessoas envolvidas possam se adequar ao cronograma, é preciso que elas compreendam seu funcionamento. Existem diversos softwares que servem de suporte para sua elaboração e acompanhamento – o mais importante, no entanto, é que as informações sejam carregadas de forma correta e completa, permitindo que todos possam monitorar o andamento das ações.

Mantenha o controle

Ok, tudo foi bem planejado e comunicado, podemos relaxar! Não, não, não: é aqui efetivamente que começa o trabalho. O cronograma deve ser supervisionado constantemente para evitar desvios, de forma a não gerar um efeito cascata, no qual um pequeno atraso em uma atividade secundária acabe por retardar entregas importantes. Se o engajamento da equipe tiver sido feito de forma apropriada, o gestor do projeto terá o apoio de todos no controle dos prazos. Em caso de falhas, considere a possibilidade de realizar tarefas de forma concomitante para cobrir o tempo despendido, ou de envolver mais pessoas para realizar a atividade. Também faça os ajustes necessários ao longo da execução do projeto – o cronograma é uma objeto vivo, que precisa estar em sintonia com tudo que está sendo feito pelo seu time.

Precisa de ajuda na gestão de projetos e de seu portfólio? Conte com a gente!

Edição: Svendla Chaves – jornalista

About Otávio Monsanto de Paula

Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence! Blog: Excelência em Pauta.com.br
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