Evitar desperdício, reduzir erros, aumentar a produtividade e a lucratividade, simplificar e agilizar processos: essas são apenas algumas das vantagens de se trabalhar com Excelência Operacional. Para alcançá-la, no entanto, é preciso ter em mente alguns pressupostos, e um deles é fundamental: garanta o fluxo de informações.
Vivemos na era da informação, e por vezes somos soterrados por ela. Nas empresas, a grande quantidade de dados gerados pode gerar problemas de sobreposição de informações, orientações conflitantes ou mesmo falta pelo excesso. Quando a informação é recolhida e corretamente sistematizada, a organização ganha conhecimento. Um fluxo correto de informações permite que todos dentro da empresa possam entender como as coisas funcionam.
De acordo com o especialista norte-americano Kevin Duggan, para atingir a Excelência Operacional em um negócio é preciso que cada colaborador conheça o fluxo de valor para o cliente, de forma a corrigir este fluxo quando necessário. Duggan, autor de diversos livros na área e criador do Institute for Operational Excellence, defende ainda que é preciso dar atenção ao percurso da informação na empresa: “Ter um fluxo robusto no escritório também significa não deixar a informação estagnar, ela deve estar espalhada por toda a organização e mover-se para trás quando necessário, para corrigir erros ou fornecer dados em falta”.
Mantenha o fluxo!
O conceito de fluxo é parte fundamental das metodologias Lean Six Sigma, já que uma gestão enxuta depende do funcionamento padronizado e contínuo dos processos na empresa. A informação se integra a essa fórmula como peça-chave para que as equipes possam monitorar fluxos e processos, ao mesmo tempo em que é o caminho para gerir o conhecimento no negócio.
Com cerca de um milhão de clientes e 1.400 colaboradores, a seguradora de saúde Deutsche Betriebskrankenkasse (BKK) precisa, para bem atender a seus consumidores, manter os funcionários sempre atualizados sobre o funcionamento do setor. Para tanto, a empresa tem usado a intranet e ferramentas de web 2.0. Novidades e mudanças na legislação da área da saúde são repassadas instantaneamente às equipes de atendimento, dando suporte às necessidades dos clientes. A intranet também tem sido usada para compartilhar estratégias entre o pessoal de vendas, de forma horizontal, e para fazer a aproximação entre os colaboradores e o conselho de administração da BKK.
Entre os possíveis riscos ao gerir informações estão a produção e divulgação de dados desnecessários ou desatualizados, falhas de comunicação ou canais inadequados, falta de revisão e de cruzamento, bem como excesso de personalização na apresentação dos informes. Nesses casos, a informação pode acabar sendo subutilizada ou mal interpretada.
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Edição – Svendla Chaves – Jornalista
Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence!
Sou um eterno aprendiz ou seja um pseudo-Engenheiro e Administrador de Empresas, embora nunca tenha sido um exemplo de “excelência” em Matemática, ao longo dos anos passo a maior parte do meu tempo tentando aprender a mesma e, particularmente, a estatística uma vez que, salvo muito engano, é ela que rege nossas vidas na busca da Excelência seja como pessoa ou como profissional.
2 thoughts on “Fluxo de informações garante excelência operacional”
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