Kanban e a capacidade de reduzir custos

Quando falamos de Lean e do Sistema Toyota de Produção, impossível não falar de Kanban. O Kanban é uma das bases do sistema puxado (Just-in-Time), em que a produção é determinada pela demanda, eliminando estoques desnecessários. Foca fluxo, valor e potencial de cada processo. Apesar de ser uma técnica consolidada, o Kanban ainda causa algumas dúvidas e equívocos nas empresas.

Produzir na exata medida o que o cliente solicita, com comunicação interna ágil e direta: essa filosofia norteia o Kanban. Assim, a redução de custos e de desperdícios e a qualidade da entrega ficam garantidas. O sistema também permite maior capacidade total da produção, com melhor aproveitamento das linhas. Reduz ainda os prazos de entrega e o volume de estoques, além de oferecer transparência e autonomia aos processos. Ou seja, é uma ferramenta perfeita para alcançar a excelência operacional!

A palavra Kanban significa “cartão visual”, e os cartões são o alicerce da metodologia. É um tipo de gestão à vista, feito para ser rapidamente compreendido por todos os envolvidos. Elaborado para execução em papel, o Kanban já conta com diferentes versões digitais. A sofisticação da técnica, no entanto, precisa vir acompanhada de sua correta aplicação para obtenção de resultados efetivos.

Princípios para aplicação do Kanban

Alguns fundamentos se fazem necessários para a aplicação eficiente do Kanban. O primeiro deles é que, como em toda a metodologia Lean, as pessoas são uma condição essencial do trabalho. A produção puxada estabelece uma outra lógica de funcionamento, e por isso depende da compreensão e engajamento das equipes. Também oferece mais autonomia, pois o controle da produção é feito por todos. Por isso, antes de implantar o Kanban, esteja seguro de obter a adesão dos colaboradores.

A gestão precisa ser atenta. Diferentemente do PCP tradicional, no Kanban o sistema é descentralizado, e é isso que garante sua agilidade. A mudança de filosofia na empresa precisa ser acentuada, sob o risco de que o hábito de controle centralizado faça com que a inovação seja apenas aparente. Os cartões do Kanban devem seguir a metodologia, para não se tornarem meros substitutos das convencionais ordens de produção.

Para que o Just-in-Time funcione da melhor maneira, o primeiro passo é fazer o mapeamento da cadeia de valor (VSM). A partir dos pontos-chave do processo é possível estabelecer os nós que definem o caminho. Queimar etapas é desastroso! Se o mapeamento for mal elaborado, não garantirá a redução de custos e a qualidade desejada pelo cliente.

Outro princípio do Kanban é a capacidade para avaliar e ajustar as atividades conforme as necessidades se apresentem. Isto é: a metodologia deve restringir e controlar o processo, mas não engessá-lo. A adaptação e o desenvolvimento fazem parte da lógica de melhoria contínua, devendo ser realizados de maneira a garantir o valor da produção.

Em papel ou eletrônico?

Um quadro Kanban contém um fluxo preestabelecido de etapas, que marcam a evolução do processo. Tradicionalmente, dois tipos de cartão fazem parte do Kanban, seguindo uma coerência industrial. Os cartões de produção autorizam a execução de algo. Já os cartões de movimentação indicam que algo deve ser passado a outro setor ou sair da empresa (cliente/fornecedor).

As etapas são estabelecidas de acordo com a lógica do processo. No modelo mais básico, se dividem em “a fazer”, “em execução” e “feito”. O número de cartões é limitado, e é aí que se dá a restrição: uma nova atividade só pode ser incluída se outras já tiverem evoluído no quadro.

Em sua formulação original, o quadro Kanban é composto por cartões coloridos de papel e exposto em um lugar visível para todos. O avanço tecnológico e a utilização da metodologia por variados setores ocasionou o desenvolvimento de softwares de Kanban. A gestão eletrônica oferece diversas vantagens, que vão desde a praticidade de exibição em tela até a integração com sistemas ERP ou de gestão de projetos. O Kanban eletrônico proprociona mais agilidade e segurança na gestão. Pode ainda ser integrado a sensores para controle de materiais, usando a Internet das Coisas para automatizar controles.

Ao implantar a versão eletrônica é preciso, no entanto, muita atenção ao processo de aprendizado das equipes. A lógica do Kanban é simples e foi elaborada para que seu uso fosse rapidamente compreendido no chão de fábrica. Assim, pode ser uma boa estratégia começar com os cartões em papel, para que todos entendam o sentido do método. Com a equipe já familiarizada, a gestão automatizada é de mais fácil implementação.

Dicas para implantação do Kanban

• Seja simples. Não tente incluir todos os detalhes do processo no Kanban. Dê atenção ao fluxo de valor para definir quais são as prioridades. Isso facilitar a compreensão do quadro e sua atualização.
• Seja flexível. Uma das principais características do Kanban é possibilitar ajustes nas atividades de forma ágil.
• Incentive a transparência. O quadro deve refletir o que realmente está sendo feito, e não aquilo que o chefe espera. Essa característica vai mostrar onde estão os gargalos do processo e permitir seu aperfeiçoamento.
• Atenção às pessoas! A transparência também pode atuar para mostrar diferentes ritmos de execução na equipe, que podem ou não ter justificativa. Saber avaliar quem não produz e apoiar quem tem um processo específico são prerrogativas do líder.
• Fique de olho nos prazos. Eles devem ser estabelecidos inicialmente e controlados por todos.
• Não deixe de fora do quadro a identificação de problemas. Peças com defeito não devem ser incluídas em uma entrega, atividades mal resolvidas precisam ser apontadas.
• Estabeleça parâmetros de medição para acompanhamento da eficiência nas atividades.
• Não tenha receio de mudar a organização do quadro Kanban quando notar que ele não está funcionando. Em geral, a primeira versão precisa ser aperfeiçoada, pois é difícil acertar o modelo antes de testá-lo.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagens: Aurélia e Ariapsa Castillo/Pixabay

Otávio Monsanto de Paula

Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence!
Sou um eterno aprendiz ou seja um pseudo-Engenheiro e Administrador de Empresas, embora nunca tenha sido um exemplo de “excelência” em Matemática, ao longo dos anos passo a maior parte do meu tempo tentando aprender a mesma e, particularmente, a estatística uma vez que, salvo muito engano, é ela que rege nossas vidas na busca da Excelência seja como pessoa ou como profissional.

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