Espinha de Peixe: solução rápida para os desafios

A Espinha de Peixe é uma das ferramentas mais utilizadas na implantação da metodologia Lean Six Sigma. Voltada para a resolução de problemas, auxilia os processos de qualidade e a manutenção de padrões na empresa. Também é conhecida como Diagrama de Causa e Efeito e Diagrama de Ishikawa, nome de seu criador, Kaoru Ishikawa.

Trata-se de um diagrama que trabalha com a análise da origem das causas de um determinado problema ou efeito negativo. Embora tenha sido desenvolvida no ambiente corporativo, a Espinha de Peixe pode ser usada em diversas situações. Pode avaliar as causas de um problema no orçamento doméstico, por exemplo, ou de uma situação na comunidade.

Com aplicação simples e barata, a ferramenta utiliza a dinâmica de brainstorming, que também auxilia no engajamento das equipes. Esta, aliás, é a técnica-chave para a eficácia da Espinha de Peixe. Para descobrir a causa de um problema, nada melhor que ouvir as ideias de todos.

Seis grandes aspectos dos processos de qualidade compõem a ferramenta: método, mão de obra, máquina, medição, meio ambiente e materiais. A técnica é chamada de 6M – cada M é uma das “espinhas” do diagrama.

Estrutura da Espinha de Peixe – 6M

Método – refere-se à execução de procedimentos estabelecidos pela empresa. Podem ser considerados padrões determinados pela cultura da empresa que, possivelmente, estão sofrendo alguma quebra no processo de qualidade.

Mão de obra – causas que possam vir a envolver alguma atitude equívoca por parte de um ou mais colaboradores. Podem ser as mais diversas possíveis: pressa, quebra de procedimentos, não utilização dos equipamentos de segurança, etc.

Máquinas – falhas nos equipamentos de trabalho, seja por problema mecânico, seja pelo uso procedimental incorreto. Pode ser considerada também aqui a falta de investimentos robustos em maquinário e tecnologia.

Medição – você já sabe: para aplicação correta do Lean é preciso medir, medir e medir. Decisões dos gestores podem estar sendo tomadas de maneira pouco profissional, sem monitoramento de resultados. As medições podem apresentar falhas de metodologia, mau acompanhamento ou variáveis inadequadas.

Meio ambiente – aqui entram tanto fatores climáticos (excesso de calor, poluição, falta de equipamentos para se proteger de um ambiente frio) quanto dimensionais (falta de espaço físico, poluição visual, layout de fábrica inadequado para a operacionalização necessária, desorganização).

Materiais – a utilização de materiais com baixa qualidade ou quantidade insuficiente pode ser um grande propulsor de problemas. Ao elaborar o diagrama da Espinha de Peixe, é preciso analisar se a matéria-prima está adequada às necessidades de produção.

É importante observar também que, para cada causa identificada, será necessária uma ou várias soluções definidas conjuntamente com todas as equipes envolvidas no brainstorming, inclusive aquelas que não possuem uma relação direta com as causas em questão. Esse é o grande diferencial da Espinha de Peixe: gerar possibilidades múltiplas de melhorias.

Desenvolvendo a  sua Espinha de Peixe

O objetivo da Espinha de Peixe é resolver um problema. Pode ser um prazo que é frequentemente descumprido, um produto fora de conformidade ou qualquer outro item que apresente desafio. Definir claramente qual é o problema é fundamental para o sucesso da ação.

De acordo com o efeito negativo que se quer resolver, os 6M podem ser adaptados. Por exemplo: se o problema é na gestão de pessoas, itens como “máquinas” e “materiais” podem ser menos relevantes. Se o desafio é financeiro, “meio ambiente” pode fazer menos sentido. As peculiaridades de cada caso devem ser observadas para correta adaptação da ferramenta.

Definido o problema, é hora de reunir diferentes setores da empresa para a realização do brainstorm. A prática de “tempestade de ideias” é a discussão das possíveis causas de cada problema com os profissionais envolvidos. O grupo de brainstorming pode incluir lideranças das equipes de trabalho, acionistas, gestores e colaboradores de todos os níveis.

Vale lembrar que não é uma obrigatoriedade que haja problemas em todos aspectos analisados. Há diagramas que são compostos por 4M ou 5M, então não se preocupe se não encontrar possibilidades em algum item. Pelo contrário, comemore! Significa que o problema pode ser menor que o esperado e que sua empresa tem algumas etapas funcionando com excelência.

A construção da Espinha de Peixe pode ser dividida em cinco etapas.

Passo 1: introdução do problema e explicação da ferramenta Espinha de Peixe

O responsável por comandar o brainstorm deve realizar uma explanação sobre o problema que será analisado durante a reunião. Após isso, ele explicará sobre como a Espinha de Peixe é estruturada e atuará na busca de soluções.

Passo 2: apresentação da estrutura da Espinha de Peixe, com a marcação do problema/efeito

O problema/efeito estará sempre à direita do traço horizontal (que é como a espinha dorsal de um peixe). Nas linhas perpendiculares, estará cada um dos 6M, representando as possíveis causas e subcausas do problema.

Passo 3: realização do brainstorm, com a proposição de causas para cada M

Todas as sugestões levantadas durante esta etapa devem ser colocadas na Espinha de Peixe, ainda que algumas delas não sejam consideradas na resolução final. Acolher todas as ideias mostra que as equipes estão sendo devidamente ouvidas, sem a priorização de uma ou de outra. A perspectiva de soluções tende a aumentar muito com um número maior de setores discutindo as causas de um problema. As idéias devem ser escritas a partir de cada linha vertical que representa um M.

Passo 4: análise das ideias recolhidas durante o brainstorm

Coletadas as sugestões, é o momento para contextualizá-las e fazer uma análise sucinta das possibilidades de solução para cada uma delas. É válido também identificar os possíveis impactos (tanto positivos quanto negativos) para as ações propostas.

Passo 5: elaboração do plano de ação e estratégia

Essa é a parte final, em que se define o que será feito, qual o prazo médio para execução do que for estabelecido, quem serão os responsáveis pela organização e manutenção destas mudanças como padrão de qualidade. Nessa etapa, é fundamental garantir o comprometimento dos gestores com o desenvolvimento das soluções apontadas. É interessante que a Espinha de Peixe seja mantida à vista dos líderes responsáveis para dirimir dúvidas e manter engajamento.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagens: Michal Jarmoluk/Pixabay