Produtividade no escritório: seja mais eficiente

Falamos muito sobre produtividade na linha de produção, e pouco sobre
produtividade no escritório. Com as rápidas mudanças tecnológicas, executamos cada vez mais atividades… Mas estamos realmente sendo produtivos? Nossa atenção é um recurso limitado. Responsabilidades, prazos e tarefas competem com centenas de mensagens diárias em busca de nossa atenção. No entanto, nosso processador pessoal, o cérebro, tem uma margem de capacidade. Assim como um computador limitado, ele trava quando executamos um volume muito grande de tarefas.

Quando você faz a conta do que fez em um dia de trabalho, quanto do seu tempo foi dedicado à produção verdadeira? Primeiro, exclua as ligações telefônicas, os e-mails, os relatórios, essas tarefas que poderiam ser executadas por qualquer pessoa. Rapidamente você vai perceber que não muito do que faz é realmente produtivo. Para as pessoas com perfil realizador, isso também diminui o prazer no trabalho.

Embora não tenham sido desenhadas com esse fim, várias ferramentas da qualidade podem ajudar a melhorar a produtividade no escritório. Podem ser usadas para organizar os processos da área administrativa, e também servem para a organização pessoal. O Lean tem muito a ensinar nesse sentido, assim como o pensamento ágil. Ferramentas como Kanban, método A3 e 5S são exemplos que ajudam a organizar o trabalho administrativo.

Os principais inimigos da produtividade no escritório

Vários fatores podem contribuir para a baixa produtividade no escritório. Seja por desviar nossa atenção, seja por limitar nossas capacidades pessoais, esses aspectos podem e devem ser gerenciados a fim de evitar perdas.

1. Interrupções no ambiente de trabalho

Os escritórios abertos são muito bonitos e facilitam a comunicação interna, favorecendo a interação social. Contudo, também reduzem drasticamente o nível de atenção nas tarefas, já que não há barreiras para que você seja interrompido quando estiver em um trabalho que demande concentração. O mesmo vale para as chamadas telefônicas não esperadas e as reuniões de última hora.

2. Notificações eletrônicas

Antes de mais nada: responder imediatamente a qualquer mensagem que chegue por e-mail ou comunicador instantâneo não é sinal de produtividade. Quantas das notificações eletrônicas que você recebe diariamente são urgentes e importantes? Quantas podem ser respondidas no fim do dia? Isso sem falar nas redes sociais… Ao mesmo tempo, diversas pesquisas apontam que nossa capacidade de atenção está sendo influenciada pela comunicação eletrônica.

3. Ansiedade e estresse

Trabalhar muito também não significa produtividade no escritório. Aquelas horas extras que se transformam rotina são, em suma, um dos piores inimigos da produtividade. Como falamos no início, nosso cérebro tem capacidade limitada, e quando esse limite é ultrapassado o seu funcionamento é afetado. Você trava, como se fosse um computador antigo. A ansiedade também afeta sua produtividade, já que não permite que você se concentre naquilo que é prioridade.

Como aumentar a produtividade no escritório

Primeiramente, para aumentar a produtividade no escritório, mapeie processos. Identifique aquilo que, entre suas atividades, gera valor. Em segundo lugar, localize os gargalos de sua produção pessoal. Elimine os desperdícios. Mantenha o fluxo contínuo. Execute as tarefas conforme a demanda. Por fim, monitore seu andamento.

Parece com o Lean Thinking? É ele mesmo! De fato, o pensamento enxuto pode ser aplicado a qualquer atividade, precisando apenas de adaptações. Em resumo, lembre-se das duas crenças centrais do Kaizen: tudo sempre pode ser melhorado e pequenas mudanças contínuas geram grandes melhorias no longo prazo.

Estabelecer uma agenda diária que flua tão bem quanto uma linha de produção de início pode parecer um pouco monótono. Por outro lado, isso vai reduzir seu estresse, aumentar a produtividade no escritório e proporcionar mais tempo para seu lazer. Veja a seguir algumas dicas de como organizar melhor sua rotina na empresa.

Use o Kanban pessoal

Já virou moda o quadro de notas adesivas de “a fazer”, “fazendo” e “feito”. Não é à toa: com a finalidade de organizar as tarefas, o método de forma simples e visual. Ou seja, é uma filosofia de autogestão de tarefas e de tempo. O mais comum, no entanto, é que uma das três colunas acumule muitas tarefas. Lembre-se que, para funcionar bem, o Kanban deve manter o equilíbrio entre as etapas.

Organize seu tempo

Para neutralizar as interrupções, organize seu trabalho em turnos de concentração e de comunicação. Estabeleça horários específicos para silenciar o telefone e outros para verificar e responder às mensagens. Os mesmos turnos podem ser pactuados com a equipe se você trabalha em um escritório aberto. Crie um marcador em sua mesa para indicar que está concentrado, ou anuncie os turnos que você estabeleceu para comunicação.

Em contrapartida, para não deixar de lado as demandas urgentes, compartilhe essa rotina com seus principais públicos (gestores, clientes, colegas, família), ou programe respostas automáticas informando quando você poderá responder. Lembre-se que a ansiedade existe dos dois lados: se você costuma responder às mensagens imediatamente, as pessoas vão estranhar a mudança de comportamento.

Com efeito, uma forma simples de fazer isso é com a Técnica Pomodoro, que também evita a procrastinação. A cada 25 minutos de concentração, 5 minutos de intervalo (sem perder o ritmo!). O tempo permite que você realize certas tarefas e não é longo suficiente para perder questões mais urgentes. Essa rotina, entretanto, não se aplica a todas as atividades, já que em alguns casos você vai precisar de mais tempo de concentração.

Aprimore-se com o método A3

Quer aumentar sua produtividade no escritório? Que tal usar o método A3 para mapear esse tema? Afinal, é uma forma organizada e rápida de rastrear causas e consequências, estabelecendo um plano de ação. Nesse processo, seu A3 poderia englobar as seguintes perguntas:

• Por que eu preciso aumentar minha produtividade?
• Que hábitos e ações eu atualmente apresento (pontos fortes e limitações)?
• Quais são os resultados das minhas ações?
• Por que eu apresento esses hábitos e ações?
• Quanto eu poderia aumentar minha produtividade?
• Que experiências posso fazer para aumentar minha produtividade?
• Como vou saber que estou melhorando?

Essas dicas valem para o escritório e também para sua casa e vida pessoal. Lembre-se que uma rotina organizada, além de aumentar a produtividade, diminui o estresse e evita que a “máquina trave”!
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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagens: Kropekk e Rawpixel/Pixabay