Como usar KPIs no Lean?

Quando tratamos do uso de KPIs (Key Performance Indicators), ou indicadores-chave de desempenho, é preciso dar atenção ao seu uso no contexto de implantação do Lean. Aderir à filosofia Lean não é apenas usar novas ferramentas ou aplicar conceitos, mas sim mudar a mentalidade organizacional. Ou seja, é modificar a cultura, os pensamentos e os comportamentos na empresa, para transformar a forma como as coisas são feitas.

Com efeito, existe diferença no uso de KPIs no cotidiano e sua utilização em um momento de grande mudança organizacional. Os indicadores, dessa forma, podem apontar novos objetivos ou padrões para medir a transformação enxuta. Além disso, medidas que são importantes em circunstâncias normais podem não ser valiosas durante um período de fluxo.

Várias dúvidas podem surgir nesse sentido na definição dos KPIs a serem usados para medir o progresso em uma empresa. Por isso, para saber quais indicadores usar e como monitorar melhorias, é preciso ter em vista o valor agregado ao negócio e ao cliente. Lembre-se: o mapeamento do fluxo de valor é uma das chaves do Lean.

O que são os KPIs

Antes de mais nada, é preciso ter em mente quais são os objetivos que se quer atingir com a transformação Lean. Os KPIs são métricas que ajudam a identificar o desempenho de uma determinada ação ou estratégia definida anteriormente.

• KPI são métricas atuais ou voltadas para o futuro.
• KPIs são mensuráveis, as métricas são a base do conceito.
• KPIs são realizáveis, têm objetivos realistas.
• KPIs são relevantes, evitando o acúmulo de informação inútil.
• KPIs são medidos com muita frequência, diária ou semanalmente.
• KPIs promovem ações, não são números bonitos apenas para colocar na parede.
• KPIs podem ser influenciado e utilizado por todos os colaboradores.
• KPIs fornecem alertas antecipados para processos fora de padrão.
• KPIs têm um responsável por sua medição.

Especificidades de KPIs no Lean

Os KPIs são um ótimo guia ao tentar transformar um negócio. Eles fornecem a linha de base para as melhorias seguintes e medem seus impacto no processo de negócios. Como o Lean trata de uma mudança de cultura, os indicadores precisam fazer parte desse novo alinhamento.

Para usar com sucesso os KPIs na transformação enxuta, as métricas devem ser compartilhadas em todos os níveis hierárquicos. Cada colaborador precisa saber como seu trabalho será medido. Afinal, de nada serve que os gestores tenham um grande conjunto de dados se não houve mudança real.

Ademais, os KPIs também funcionam como motivadores eficazes. Uma chave para a motivação efetiva é estabelecer metas desafiadoras, mas atingíveis. O dashboard de indicadores pode ser compartilhado em uma versão digital, na intranet ou em monitores bem posicionados.

Antes e depois

Por outro lado, para diminuir desperdícios e aumentar a satisfação do cliente, é fundamental evitar as falhas antes que elas aconteçam. Assim, isso se torna uma premissa que ajuda a definir os KPIs:

• Indicadores que refletem os resultados depois do fim do processo são úteis para monitorar o desempenho – mas não para mudá-lo. É o caso de índices de satisfação e de acidentes, que apontam a performance da empresa. No contexto do Lean, é preciso considerar as causas que levam a esses resultados.
• Indicadores preditivos são rastreados diretamente no processo. Dão a medida em tempo real sobre o que está fora do padrão ou sobre o que não é necessário para a produção. Embora não apresentem um quantitativo dos resultados do negócio, refletem as falhas na base.

KPIs de resultado podem e devem ser usados no cotidiano da empresa. No entanto, são os KPIs de processo que serão mais úteis na implantação do Lean. Identificadas as possíveis causas de um problema, acompanhar os indicadores da produção vai ajudar a evitar que o problema aconteça. Além disso, ambos estão correlacionados. Se o objetivo é reduzir o número de acidentes na empresa, por exemplo, monitoramos o número de ocorrências; mas também precisamos monitorar suas causas.

Por fim, os KPIs podem ser usados ​​para monitorar as operações após a transformação, para garantir que o novo processo esteja funcionando conforme planejado.

KPIs mais comuns na manufatura enxuta

As métricas relacionadas ao Lean em geral perpassam o desempenho com base em tempo, qualidade e custo.

Overall Equipament Effectiveness (OEE): o cálculo de OEE reúne três aspectos: disponibilidade, desempenho e qualidade. Reflete a porcentagem produzida em relação ao que poderia ter sido produzido se não houvesse nenhum tipo de problema. É um indicador que deve ser calculado diariamente.
Disponibilidade = tempo de utilização/tempo disponível
Desempenho = produção real/meta de produção
Qualidade = produção conforme/produção total
OEE = disponibilidade x desempenho x qualidade

Total Effective Equipment Productivity (TEEP): mede a efetividade global do processo em relação a sua capacidade máxima, em uma semana, um mês ou um ano.
TEEP% = OEE% x utilização%
Utilização% = 100% x (tempo programado para produzir / tempo total)

First Time Through (FTT): monitora a porcentagem de peças conformes em um período de tempo, com o objetivo de medir a eficiência do trabalho padronizado.
FTT = (Unidades processadas – Unidades rejeitadas)/(Unidades processadas)

Cycle Time: tempo médio entre o início e o fim da produção de um item.

Lead Time: tempo médio desde o pedido do cliente até a entrega do item.

Takt Time: ritmo de produção necessário para atender à demanda do cliente.

Giro de estoque:mede a velocidade em que os materiais estão se movimentando por uma planta ou por um fluxo completo de valor, calculado pela divisão de uma dada medida de custos pela quantidade de estoque existente.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagens: Rawpixel e Pexels/Pixabay