Todo gestor sabe que medir desempenho é fundamental para compreender seu negócio e seus clientes, conferir a produtividade e reduzir custos. A popularização do Big Data e das ferramentas de coleta e medição tem feito com que muitas empresas contabilizem um grande volume de inputs e resultados. No entanto, às vezes falta organização e priorização – e aspectos essenciais do negócio se perdem em um vendaval de informações.
Para que isso não aconteça, é necessário hierarquizar e cruzar os dados computados, criando um dashboard que permita o controle rápido e fácil do dia a dia da empresa, utilizando-se os melhores conceitos de Business Intelligence. Um painel de controle bem elaborado pode servir tanto para abastecer a equipe do corporativo quanto para subsidiar a estratégia de Gestão à Vista no chão de fábrica.
Primeiro passo, priorizar indicadores
A tarefa inicial é avaliar quais são os pontos prioritários do negócio para estabelecer os Key Performance Indicators (KPIs) – em português, indicadores-chave de desempenho. Seguindo os objetivos e metas estabelecidos pela empresa, o que é preciso acompanhar todos os dias? Faturamento, custos, comportamento do consumidor, sazonalidade, prazos? Quais indicadores devem considerados, por você e sua equipe, em cada decisão? Esses dados devem estar sempre atualizados, visíveis e organizados da forma mais legível possível, em gráficos ou pequenas tabelas.
Importante lembrar que, em um bom dashboard, menos é mais. O volume e a complexidade das informações devem estar no pano de fundo, nas diversas fontes de coleta e nas planilhas de compilação e cruzamento, nunca no dashboard. Nele, a simplicidade é sinônimo de eficiência. O mesmo vale para o layout: quanto mais limpo for, mais fácil será a visualização do que realmente importa. Por isso, um bom dashboard gerencial não leva mais de uma página – ainda que a criação de painéis setoriais possa ajudar a manter o foco de cada equipe.
Quem vai usar o dashboard?
Estabelecer o público de cada dashboard vai ajudar a selecionar os indicadores que serão nele utilizados. Uma equipe de vendas, por exemplo, precisa entender o comportamento dos clientes e também acompanhar seu desempenho ao longo da semana, mês ou ano. Para quem atua em logística ou atendimento, os prazos são dados de consulta diária, pois podem colocar em risco uma operação.
Quem está no controle da empresa deve ter a visão do todo, mas é possível que grupos específicos necessitem de dashboards de determinados processos. Não é uma boa estratégia tentar colocar todas essas informações em um único mapa: além de torná-lo menos legível, corre-se o risco de abrir indicadores mais sensíveis a um público não selecionado.
Assim, antes de criar o seu dashboard, pense em quem precisa dele. Será apenas um painel? Quem poderá acessá-lo? Estar visível no ambiente de trabalho, por meio de murais ou monitores, pode agilizar decisões – mas quem circula no local? O público de cada dashboard também pode interferir na sua concepção visual. A linguagem para falar com supervisores de turno é diferente da utilizada com especialistas em TI, que também será distinta da usada com investidores.
As novas mídias e ferramentas permitem estender o alcance dos dashboards. Além de fazerem parte do espaço físico, podem estar disponíveis online, em nuvem e também com interfaces mobile. Isso facilita o acesso por executivos em trânsito e também por parceiros ou fornecedores que precisem acompanhar a estratégia do seu negócio.
Não se perca na ferramenta
Como qualquer instrumento de gestão, o dashboard está a serviço da solução de problemas: por isso, não pode se tornar o centro das atenções. Dedique-se ao seu planejamento, mas mantenha o foco nas necessidades e objetivos do negócio. Da mesma forma, não adianta elaborar um dashboard que seja esteticamente bonito, mas não funcional.
Contar com a colaboração da equipe na hora de selecionar os indicadores que serão apresentados pode oferecer mais usabilidade ao painel – o mesmo vale para seu aperfeiçoamento constante. Com o passar do tempo e mudanças estratégicas, alguns indicadores perderão importância, e outros precisarão ser incluídos.
Extrair real valor do grande volume de informações a que estamos expostos é um dos principais desafios hoje para pessoas e empresas. Um dashboard bem elaborado pode ser o seu bote salva-vidas nesse oceano de dados.
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Edição – Svendla Chaves – Jornalista!
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Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence!
Sou um eterno aprendiz ou seja um pseudo-Engenheiro e Administrador de Empresas, embora nunca tenha sido um exemplo de “excelência” em Matemática, ao longo dos anos passo a maior parte do meu tempo tentando aprender a mesma e, particularmente, a estatística uma vez que, salvo muito engano, é ela que rege nossas vidas na busca da Excelência seja como pessoa ou como profissional.