Como fazer um bom brainstorm?

A prática de brainstorm aparece relacionada a diversas atividades do Lean e da melhoria contínua. Seja associada a outras ferramentas, seja usada de forma individual, a “tempestade de ideias” é um instrumento fácil e acessível. Além de buscar soluções e aprimoramentos, cria um espaço de compartilhamento na equipe, permitindo a escuta de diferentes concepções. A realização do brainstorm, no entanto, precisa ser bem planejada, para que não se desperdice tempo nem ideias.

O uso do brainstorm na busca a excelência operacional está ligado a duas perguntas bastante frequentes no Lean:

Como resolvemos este problema?

Como melhoramos este processo?

Considerando que o Lean pressupõe que todos os funcionários estão aptos a sugerir melhorias, o brainstorm é um instrumento poderoso. Isso porque reúne diferentes profissionais e perspectivas, ajudando também a incorporar o conhecimento tácito na pesquisa de soluções. A prática incentiva ainda a criatividade das equipes, podendo estimular o hábito de busca pela excelência.

Observe que, embora o brainstorm seja destinado a conseguir respostas, ele não é necessariamente um momento de decisão. O objetivo é reunir o maior número possível de ideias e sugestões, das mais tradicionais às totalmente disruptivas. Esses insights serão analisados em um segundo momento, para que somente então se decida o rumo a seguir.

Passo a passo para o seu brainstorm

Apesar do conceito de “tempestade de ideias” lembrar algo caótico, somente um bom planejamento irá tornar o brainstorm realmente útil. Diferentes técnicas podem ser usadas na execução, mas alguns quesitos são fundamentais.

Selecionando os participantes

O ideal é que o grupo combine profissionais de diferentes áreas e níveis hierárquicos. Todos devem ter razoável conhecimento/experiência sobre o tema abordado. Ao escolher os participantes, considere se eles se sentirão confortáveis no grupo. Esse aspecto é fundamental para que as ideias surjam livremente, sem constrangimentos. Ainda que um brainstorm possa ser realizado mesmo individualmente, ele tem mais efetividade quando reúne no mínimo três pessoas. Mas não exagere: se o grupo for muito grande, será difícil ouvir todas as ideias.

Preparando o terreno

Ofereça materiais de apoio, se possível antecipadamente, aos participantes. Podem ser informações sobre a necessidade a ser atendida, estratégias que já foram implementadas (com e sem sucesso), dados de mercado. Se preciso, proporcione uma experiência prática antes do encontro – por exemplo, uma visita prévia ao setor em questão. Quanto mais preparados o grupo estiver, mais foco terão as ideias apresentadas.

Defina o método do brainstorm

O brainstorm deve ser realizado em um período de tempo previamente estabelecido, e não deve ser muito extenso. Na reunião, as ideias poderão ser apresentadas oralmente ou por escrito. A primeira opção pode ser mais natural e útil para a criação em conjunto – a ideia de um serve de escada para o insight de outro –, mas a tendência é de que os participantes mais tímidos percam espaço. Na apresentação por escrito, geralmente feita em post-its, há ainda a vantagem de garantia de registro de cada ideia. Nesse caso, as propostas semelhantes ou repetidas podem ser agrupadas, mas é necessário considerar que, se uma ideia apareceu com mais frequência, ela pode ter maior relevância ou chance de sucesso. Escolha o método de acordo com o perfil do grupo. Conversar fica mais fácil se todos se conhecem, por exemplo.

Tenha um facilitador e um auxiliar de registro

O facilitador irá apresentar a questão, resolver dúvidas e conduzir o brainstorm, fazendo também a moderação do processo. É importante que tenha domínio do tema e capacidade de lidar com pessoas, deixando-as à vontade para expressar suas ideias. Terá ainda como função estimular que todos participem e evitar que as sugestões sejam tolhidas ou subestimadas. Já o auxiliar de registro será responsável por captar tudo que foi apresentado/discutido, de forma mais fiel possível. Eventualmente o facilitador acumula papéis, o que deve ser evitado, a fim de garantir que as ideias sejam corretamente registradas.

Priorize as ideias

Ainda que o objetivo seja obter o maior número possível de insights, e que a decisão sobre o que será feito não precise ser tomada durante o brainstorm, o próprio grupo pode e deve discutir sobre os desdobramentos de cada ideia e prioridades de aplicação. Em alguns casos, o caminho a ser seguido será definido na própria reunião, dependendo do nível de complexidade do tema. Outras ferramentas, como o método A3 e a matriz de esforço x impacto, podem ser usadas nesse momento. Garanta que todas as ideias estejam visíveis para os participantes, nos post-its ou em flip chart coordenado pelo facilitador. Assim, todos terão uma visão ampla do que vai sendo discutido.

Dicas para um bom brainstorm

• Não existe ideia errada em um brainstorm! Estimule o maior número de ideias, bem como os insights mais loucos. Garanta que todos acompanhem esse espírito, evitando ridicularizar as sugestões dos colegas.
• Reúna participantes de diferentes perfis e idades. Desse modo, haverá diversidade no debate, conjugando experiência e criatividade.
• Quando possível ou necessário, dê plasticidade ao encontro. Se o brainstorm se refere a uma melhoria na central de atendimento, por exemplo, a reunião pode começar com a escuta de ligações gravadas. Se trata de um produto, traga-o para a mesa de discussão.
• Associe outras ferramentas ao trabalho. O diagrama de causa e efeito é um bom instrumento para iniciar um brainstorm sobre um problema a ser resolvido.
• Para melhorar o registro, grave a reunião em áudio ou vídeo.
• Garanta que as ideias priorizadas no encontro serão colocadas em prática, ao menos de acordo com sua viabilidade. Caso contrário, além do desperdício de tempo, se perderá o engajamento dos participantes para novas experiências do tipo.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagens: Rawpixel e Andrew Lloyd Gordon/Pixabay