Atuar na organização dos processos no setor empresarial, na linha de frente de mudanças importantes, pode ser uma tarefa inglória. Muitas vezes somos vistos como “chatos”, “detalhistas demais”. Em boa parte da cultura institucional brasileira, quem quer organizar a casa aparece como um incômodo. No entanto, altos níveis de organização e rigidez dos métodos de controle de processos se tornam agora uma obviedade necessária perante o Coronavírus. Talvez possamos aprender algo com isso.
Como alertou Bill Gates em 2015, a tecnologia já inserida no cotidiano poderia fornecer grande ajuda em questões sanitárias. Nesses cinco anos, contudo, nem mesmo as prescrições de um dos homens mais ricos e influentes do planeta foram suficientes para que nos preparássemos para o risco. Muito disso vemos em culturas empresariais que tendem a só considerar um problema quando ele já traz prejuízos significativos. Certamente, se o alerta de Gates tivesse sido ouvido, hoje o Coronavírus não estaria tendo os resultados nefastos presentes em todo o mundo.
Perante a doença e a desordem, somente a organização e o controle podem evitar a tragédia. Precisamos atentar nessas lições, precisamos ter processos e planos de riscos que considerem aquilo que ainda não aconteceu – mas talvez aconteça. Devemos melhorar de forma contínua, assim como precisamos estar atentos às inovações que transformam nossos negócios. Precisamos olhar para o futuro e antecipar movimentos, sob o risco de perecer diante de cenários que fogem ao curso “normal” dos acontecimentos.
Lean, Coronavírus, disciplina e prevenção
Protocolos de triagem, de atendimento, de procedimentos hospitalares e ambulatoriais. Nesse momento, os protocolos são ainda mais fundamentais e devem ser seguidos também em casa, na higiene após estar em ambientes públicos. Se adotássemos procedimentos como esses no dia a dia – não só quando a situação aperta –, muitas das doenças que nos preocupam poderiam ser evitadas. Fica a pergunta: nosso sistema de saúde está preparado para atender da melhor forma a demanda que está chegando?
Nesse sentido, a superlotação hospitalar já começou a ser tratada com as ferramentas de melhoria contínua, o que pode ser um caminho para minimamente suavizar o efeito do Coronavírus. O Lean vem sendo utilizado pelo Ministério da Saúde desde 2018 no projeto Lean nas Emergências, para reduzir a superlotação nas urgências e emergências de hospitais públicos e filantrópicos. A iniciativa faz parte do Programa de Apoio ao Desenvolvimento Institucional do Sistema Único de Saúde (Proadi-SUS). Idealmente, a metodologia também deve ser usada para como a segurança das populações atendidas e das equipes de saúde.
No setor empresarial também é preciso falar de saúde e segurança no trabalho. O uso correto de equipamentos de proteção individual (EPIs), sem dúvida, diminui o risco em vários casos. Bem como a observação e o seguimento de protocolos. Muitas empresas apontam que as medidas de cuidado são tomadas no nível corporativo, mas que profissionais com maior experiência “relaxam” e deixam de seguir os procedimentos porque se sabem experientes. Nenhuma rotina ou processo funciona se for seguido somente pelos iniciantes. Para que o sistema funcione, é preciso que todos caminhem juntos.
Coronavírus e risco empresarial
O que aconteceria com sua empresa se todos os funcionários de determinado setor ficassem doentes ao mesmo tempo? Ou se um fornecedor não pudesse entregar matérias-primas por tempo indefinido? Se todas as viagens tivessem de ser canceladas? Há um plano de riscos considerando essas hipóteses?
Os riscos agora não estão mais no plano das ideias. Na verdade, diversos setores já estão sofrendo na pele e nas contas o impacto da pandemia de Coronavírus. O que fazer então? Artigo da Deloitte aponta dez ações para lidar com as incertezas:
- 1. Estabelecer equipes de tomada de decisões de emergência.
- 2. Avaliar os riscos e esclarecer mecanismos de resposta a emergências, planos e divisão de trabalho.
- 3. Estabelecer um mecanismo positivo de comunicação de informações para funcionários, clientes e fornecedores, e criar documentos de comunicação padronizados.
- 4. Manter o bem-estar físico e mental dos funcionários e analisar a natureza de diferentes negócios e trabalhos para assegurar a adequada retomada desses trabalhos.
- 5. Foco em planos de resposta a riscos da cadeia logística de suprimentos.
- 6. Desenvolver soluções para riscos de conformidade e manutenção de relacionamento com clientes decorrentes da inabilidade de retomar a produção em curto prazo.
- 7. Prática de responsabilidade social e gerenciamento de partes interessadas e incorporação de estratégias de desenvolvimento sustentável às tomadas de decisão.
- 8. Criar um plano de gestão de dados dos profissionais, garantindo segurança e confidencialidade de informações.
- 9. As empresas precisam considerar ajustes em seus orçamentos e planos de implantação, planejamento de fluxo de caixa e mecanismos de notificação prévia para comércio internacional.
- 10. Melhoria dos mecanismos de gestão de risco.
As quatro grandes empresas internacionais de consultoria e auditoria apontam em suas páginas direcionamentos para diferentes questões e setores econômicos. Vale a pena conferir: Deloitte, PwC, KPMG e EY.
A gestão de dados diante da pandemia
Outro aspecto que temos destacado aqui é a necessidade da gestão baseada em dados para obter resultados consistentes. Por certo, a pandemia também vem nos mostrando a importância disso e a visão ampla que os dados podem nos proporcionar. Analisar a expansão da doença e seu comportamento permite encontrar soluções mais rápidas e eficazes. Usar a inteligência artificial e o deep learning também auxilia o trabalho dos cientistas na busca de vacinas e remédios.
De fato, o setor de saúde precisa cada vez mais da previsibilidade e da redução de desperdícios que podem ser obtidas com ferramentas organizacionais. O Coronavírus nos mostra que é imprescindível melhorar processos e aumentar a excelência operacional – nos hospitais, nas empresas, nos lares. Precisamos criar ambientes seguros fazendo mais com menos. Muitas das ferramentas da qualidade podem ser úteis nas empresas e nos serviços de saúde neste momento. Veja aqui qual se adapta melhor à sua demanda.
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Edição: Svendla Chaves – jornalista
Imagens: Anna Shvets e Polina Tankilevitch/Pexels
Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence!
Sou um eterno aprendiz ou seja um pseudo-Engenheiro e Administrador de Empresas, embora nunca tenha sido um exemplo de “excelência” em Matemática, ao longo dos anos passo a maior parte do meu tempo tentando aprender a mesma e, particularmente, a estatística uma vez que, salvo muito engano, é ela que rege nossas vidas na busca da Excelência seja como pessoa ou como profissional.