Lean na pandemia: mudança, método e velocidade

Creio que não me equivoco ao dizer que a pandemia do novo coronavírus tem sido o maior desafio para o setor empresarial na nossa geração, talvez mesmo do último século. A falta de certezas impede, por um lado, que medidas muito drásticas sejam tomadas no curtíssimo prazo. Ficar parado, no entanto, não é opção para um empreendimento, e pequenos ajustes não parecem ser suficientes. Quem ainda não descobriu como fazer negócios nesses tempos de exceção talvez não esteja aqui quando eles eventualmente forem embora. Nesse sentido, o uso do Lean na pandemia é mais importante do que parece.

De fato, não podemos ficar esperando que tudo se resolva, que as coisas “voltem ao normal”. Esse será um processo longo, que pode levar anos, e mesmo não se realizar da forma como imaginamos.  Não é possível pensar no retorno pós-pandemia como um evento – ao contrário, o retorno será lento e gradual. É provável que nossos negócios nunca voltem a ser o que eram.

Por outro lado, a velocidade é um aspecto fundamental desse período. As empresas precisaram aumentar a velocidade da tomada de decisões, mesmo que todos se sentissem aturdidos de início. Essa foi uma das primeiras lições da pandemia que têm relação com a filosofia Lean. O tempo é fundamental; por isso, não se pode desperdiçá-lo. Em diferentes setores, gestores lideraram incríveis adaptações e inovações com resultados positivos em tempo recorde.

Certamente tanta velocidade não pode ser dar sem organização. Por causa da pandemia, as empresas priorizaram a tecnologia e os dados, recriaram processos e remodelaram produtos. Para isso, foram e são sempre necessárias equipes que sabem o que precisa ser feito, por quem, quando e por quê. Os funcionários devem ter as habilidades e a mentalidade certa para resolver problemas. Para completar, deve haver monitoramento e correção adequadas. Será que tudo isso faz lembrar do Lean?

Lean na pandemia: o método

A filosofia Lean trabalha com gestão de mudanças e redução de desperdícios de recursos como pessoas, materiais e tempo. Sem dúvida, um bom método para enfrentar os desafios da pandemia. Por exemplo: as empresas que já adotavam o Lean, já têm a cultura da mudança em seu DNA. Por outro lado, aquelas que já tinham seus negócios prejudicados por ineficiência e baixa produtividade provavelmente estão com mais dificuldade para sobreviver à pandemia. Isso não significa que não possam ainda reavaliar suas estratégias para adaptar-se aos novos tempos.

Operar com o Lean significa ter métodos modernos de gerenciamento de produção, processos padronizados, equipes engajadas e compreensão das necessidades dos clientes. Dessa maneira, dá pra perceber as vantagens de optar pelo método. Em contrapartida, ele fornece um bom modelo de tomada de decisões – aquelas que têm de ser cada vez mais velozes na pandemia.

Lean na pandemia: velocidade

Uma organização veloz terá maior capacidade de resposta para o cliente e melhor desempenho. Isso também pode trazer redução de desperdícios e de custos, já que tempo é dinheiro. Por isso, é preciso que as mudanças feitas para adaptar-se à velocidade sobrevivam à pandemia. Para não voltar a comportamentos e processos antigos e sustentar a velocidade, as empresas precisam promover mudanças estruturais permanentes.

Nesse sentido, a redução das estruturas hierárquicas proposta pelo Lean é fundamental. À medida que as empresas adotam novas formas de trabalhar em velocidade, estabelecem abordagens mais radicais para a tomada de decisões. Em muitos negócios, a pandemia mostrou que é possível decidir rapidamente sem interromper as operações. Para isso, são importantes novos formatos de reunião (com menos apresentações e número diferenciado de participantes, permitido pela tecnologia remota) e menos níveis hierárquicos na tomada de decisões.

Da mesma forma, o planejamento empresarial também é impactado. A lógica do just in time transborda da linha de produção para os escritórios. A falta de previsibilidade quanto aos rumos da pandemia torna o planejamento mais frequente e flexível. Vale lembrar aqui, no entanto, que a aceleração do ritmo não pode custar a excelência e nem a sustentabilidade do negócio. Esses valores são inegociáveis e precisam estar em consonância com a velocidade. Por isso a filosofia Lean é ainda mais importante nesse momento.

Lean na pandemia: mudança

Não há como negar: as empresas que sabem viver as mudanças estão muito melhor preparadas para se adaptar ao já gasto “novo normal”. Que opera com o Lean sabe que a preparação da cultura empresarial para o gerenciamento das mudanças é fundamental. Inegavelmente, os negócios que já têm essa filosofia implantada em seu dia a dia estão sofrendo menos que as outros nos últimos meses.

Nessas empresas, transformações no espaço ou nas tecnologias, bem como novos aprendizados, fazem parte do modo normal de operação. Como digo há tempos, precisamos aprender a aprender – isso é ainda mais verdade neste momento. O ritmo e a escala do aprendizado devem acompanhar o da inovação e das mudanças na tecnologia. As organizações precisam de pessoas que possam aprender e se adaptar continuamente, e a cultura do negócio deve estar voltada para isso.

Em conclusão, saber adaptar-se às condições que vivemos passa pela capacidade de realizar mudanças, de forma rápida e organizada. Empresas com visão de futuro estão acelerando seus esforços de desenvolvimento de capacidades, sejam elas de liderança, de excelência ou de transformação. Ter pensamento crítico em diferentes níveis da organização é fundamental para aumentar a capacidade das equipes de se adaptar ao futuro que nos espera.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista 

Imagens: Freepik