Lean Seis Sigma: menos falhas, mais lucratividade

Todo processo é elaborado considerando o melhor funcionamento possível. No entanto, muitas falhas e desvios podem acontecer pelo caminho, levando a gastos desnecessários e afetando os resultados da empresa. A metodologia Lean Seis Sigma (ou, em inglês, Lean Six Sigma) foi criada para identificar esses entraves e aumentar a produtividade a partir de processos mais eficientes.

Inicialmente utilizada na Motorola, ainda nos anos 1980, foi na General Electric, na década seguinte, que a “ferramenta” (?) ganhou visibilidade – Jack Welch afirmou que ela foi uma das melhorias responsáveis pelo alto faturamento da empresa às vésperas da virada do século.  O Lean Seis Sigma se expandiu, resolvendo necessidades não apenas da indústria, e se consolidando como uma maneira de otimizar processos, reduzir desperdício e retrabalho e maximizar recursos.

Os conceitos de qualidade e economia são a base para que se pense o Lean Seis Sigma. A ferramenta utiliza métodos estatísticos para fazer a varredura dos processos organizacionais, buscando neutralizar defeitos, aumentando a qualidade do que é ofertado ao cliente e assim sua satisfação, ao mesmo tempo em que reduz custos e maximiza a lucratividade.

A avaliação estatística é usada para detectar a variabilidade das entregas de um negócio. Essa variabilidade (leia-se falhas!) é responsável por significativo aumento de custos, uma vez que foge ao processo padrão e exige outros esforços da empresa; e pode gerar devoluções, trocas e até mesmo a perda de clientes, ao não oferecer entregas de qualidade.

Por que Lean Seis Sigma?

A ideia do Lean Seis Sigma é oferecer uma escala de variabilidade/qualidade na qual um processo pode ser avaliado e, a partir disso, melhorado, com o objetivo de atingir o topo da escala. A base da pirâmide, ou seja, processos Um Sigma, corresponde a taxa de erro de 69,1% – é como dizer que em cada um milhão de oportunidades, haverá 690 mil defeitos. Um processo que atinge o nível Seis Sigma tem somente 0,00034% de taxa de erro, isto é, menos de quatro defeitos a cada milhão de oportunidades.

Dá pra imaginar o impacto financeiro de alcançar o topo? Estimativas apontam que uma empresa que esteja no estágio Quatro Sigma, com apenas 0,621% de taxa de erro (visto por outro lado, 99,38% de conformidade), gasta de 15% a 25% do seu faturamento pagando pela falta de qualidade. Negócios que atingem o nível Seis Sigma (99,99966% de conformidade) perdem menos de 1% de suas receitas.

Se o erro zero não é possível, essa metodologia é um dos caminhos mais adequados para chegar perto daquilo que chamamos de perfeição. Ao mesmo tempo, os resultados financeiros gerados pela melhoria dos processos podem atingir a casa dos bilhões.

Lean e Seis Sigma

As metodologias Lean e Seis Sigma têm sido associadas com frequência como forma de melhorar o gerenciamento de negócios. O Lean Manufacturing (na tradução, Manufatura Enxuta ou Produção Enxuta) trabalha para simplificar e agilizar os processos, identificando gargalos que geram atrasos ou atividades desnecessárias.

Como ambas as metodologias têm o objetivo de minimizar perdas e aumentar a lucratividade, funcionam muito bem juntas e podem levar a empresa a alcançar a excelência operacional. Entre os aspectos que são englobados pelas ferramentas, quando utilizadas em conjunto, estão a redução de estoques, de prazos/tempos de espera, de desperdícios com pessoal e de perdas de materiais, além da diminuição do nível de falhas para perto de zero.

Como implementar Lean Six Sigma

Você pode implantar o Lean Seis Sigma com seu próprio pessoal, mas em geral é mais fácil e barato contratar ajuda externa para se capacitar e dar início ao uso da metodologia. O primeiro passo é fazer a análise das prioridades da empresa, buscando alternativas de lucro a partir dos processos existentes e dos problemas a serem tratados.

Vale lembrar que esta é uma estratégia gerencial quantitativa, com a utilização de métodos estatísticos que têm como objetivo a eliminação de falhas – sendo assim, a matemática e a estatística estão fortemente envolvidas neste trabalho, com ênfase em coleta e tratamento dos dados. Não existe passe de mágica, é necessária uma mudança cultural! Embora os primeiros resultados sejam perceptíveis já nos primeiros meses, uma qualificação efetiva da cultura da empresa vai se apresentar somente depois de um ano de aplicação da ferramenta.

Estabelecidas as prioridades, é preciso formar as equipes. O champion é a figura que vai transmitir os valores do programa Lean Seis Sigma, representando a alta direção e viabilizando recursos. Já o black belt é profissional técnico que se envolve mais com a estatística, criando e monitorando os projetos de redução de desperdícios.

Os chamados black belts precisam ser certificados (de forma estruturada e consistente) na metodologia. Além deles, as equipes são compostas por green belts, yellow belts e white belts, que se responsabilizam pela implementação dos projetos em diferentes níveis. É fundamental que todos os profissionais estejam engajados na iniciativa, especialmente a alta direção, que vai disseminar os valores do Lean Seis Sigma.

Na implementação, a principal estratégia é o DMAIC (definir, mensurar, analisar, incrementar e controlar), baseado na mesma lógica do PDCA.

• Definir: quais os projetos farão parte do programa Lean Seis Sigma na empresa? Para defini-los, vale consultar clientes e fornecedores, avaliar os objetivos estratégicos, estabelecer metas, indicadores, integrantes do projeto, tendo muito claras as melhorias desejadas.
• Mensurar: cada processo definido na etapa anterior precisa ser mensurado (várias ferramentas da qualidade podem ser úteis para isso). Os dados iniciais indicam o tamanho do problema e servem como base de comparação e controle. Nessa fase são decididas as métricas a serem utilizadas no monitoramento do processo.
• Analisar: aqui se buscam as causas das dificuldades encontradas, identificando caminhos para solucionar e evitar novas falhas. Essa etapa é profundamente baseada em métodos estatísticos.
• Incrementar: a partir de ferramentas como o 5W2H, se buscam soluções para as dificuldades detectadas. Esse é o ponto para encontrar e testar melhorias a serem implantadas.
• Controlar: as metas identificadas no início devem ser monitoradas a partir das métricas estabelecidas. As ações de controle são a garantia de sucesso do sistema desenvolvido e podem apresentar correções e novas melhorias.

É claro, que isso é apenas um overview sobre o tema, de qualquer forma é mandatório observar, que a mudança cultural que um programa como esse exige é um dos principais desafios que toda organização enfrenta, e, quando consegue sobrepujar o mesmo o resultado, é inconsteste, e vale muito tanto operacional quanto financeiramente.

Embora seja fundamental, independentemente do setor/segmento, investir em qualidade e produtividade, sugiro que, tal como os japoneses, seja feito um elevado investimento na capacitação e formação das pessoas.   Estudos comprovam que há uma correlação positiva muito forte entre competitividade e formação profissional (acadêmica) do pessoal.

Quer implantar o Lean Seis Sigma na sua empresa? Nós podemos ajudar!

Edição: Svendla Chaves – jornalista

Crédito das Fotos: Pete Linforth e Skeeze – Pixabay