Lean Six Sigma além da produção? Existe sim!

As metodologias Lean e Seis Sigma surgiram para atender a necessidades do chão de fábrica. Mas não é só na produção que esses recursos podem ser implantados. O Lean Six Sigma pode oferecer diversas vantagens para os fluxos de trabalho em diferentes âmbitos. Por meio do trabalho padronizado e da redução de falhas, serviços, processos administrativos e atividades de marketing, entre outros, são ótimos espaços para a utilização dos conceitos da excelência operacional.

Por suas características, é mais fácil ou óbvio aplicar o trabalho padronizado na linha de produção de uma fábrica. Os aspectos humanos, a diferenciação dos serviços e fatores de gestão nos levam a pensar que o Lean Six Sigma não se ajusta a outros contextos. No entanto, diferentes experiências têm sido feitas nesse sentido, obtendo resultados significativos.

Registros visuais, e até mesmo o Kanban, por exemplo, podem ser aplicados a qualquer tipo de empresa. De outra parte, o uso do DMAIC, em semelhança ao PDCA, é praticamente universal.  Vamos descobrir por quê.

Lean Six Sigma e DMAIC

O DMAIC é uma das bases do Lean Six Sigma. Apesar de ter sido elaborado para o cenário industrial, sua clareza e simplicidade permite a aplicação em diferentes setores. Está estruturado em cinco etapas:

1. Definir: quais são os problemas enfrentados? Quais processos precisam ser desenhados? Entre os já existentes, quais necessitam melhorias? Quais são as prioridades? O que vai ser feito, por quem e quando?
2. Medir: hora de coletar informações e mapear aquilo que foi definido, buscando possíveis soluções.
3. Analisar: com ajuda da estatística e dos dados coletados, se encontram causas e se definem melhorias.
4. Melhorar: momento de ir para a prática e implementar o que foi estabelecido.
5. Controlar: monitoramento dos resultados, com foco na melhoria contínua.

O trabalho padrão garante a qualidade dos processos

Embora haja mais flexibilidade no escritório que na fábrica, a necessidade de atender às necessidades do cliente é a mesma. Estabelecer padrões e processos ajuda a garantir que o fluxo de valor será focalizado e, consequentemente, a satisfação do cliente. Mesmo em setores que trabalhem com a criatividade, há regras que precisam ser estabelecidas, sob risco de comprometer o resultado. Tarefas repetitivas, se padronizadas, têm menos risco de erro humano.

Seja um projeto de arquitetura, uma página de internet ou o menu de um restaurante: tudo obedece a fluxos. Se bem desenhados e implementados, esses processos deixam ainda mais espaço e tempo para a produção criativa.  Além disso, dão mais confiabilidade ao trabalho e aos resultados oferecidos pela empresa. Pense na importância disso no setor de saúde!

Lean Six Sigma também trata de cumprimento de prazos

O tempo é um fator preponderante para o Lean Six Sigma. Por outro lado, prazos costumam ser um dos maiores problemas do setor de serviços e dos processos administrativos em geral. Ainda que possa ser difícil visualizar o trabalho de escritório como uma linha de produção, buscar estabelecer um fluxo contínuo reduz custos e auxilia na execução dos prazos.

Para fazer isso, mesmo mudanças físicas no ambiente de trabalho podem ser úteis, e uma avaliação Lean vai identificá-las. Atividades ou etapas que não agregam valor são eliminadas, ajudando a gerir os recursos humanos, que serão mais bem empregados. Que tal reduzir o tempo e o número de reuniões? Ou o prazo de resposta de e-mails? Tudo é possível.

Gestão da informação e conhecimento tácito

Quem trabalha com business intelligence sabe que um dos grandes desafios de uma empresa é estruturar adequadamente bancos de dados. Nesse cenário, informações mal registradas e formulários inconsistentes são fonte de dor de cabeça. Frequentemente, chegam a impossibilitar que a gestão de dados se dê de maneira eficiente. Isso pode ser alvo do Lean Six Sigma, que irá ajudar a organizar e garantir a confiabilidade das informações.

Por outro lado, o Lean Six Sigma também será útil para gerir o conhecimento tácito da empresa. Afinal, a base para isso é análise e sistematização. O que é crítico para o negócio deve ser trabalhado pelo compartilhamento, em um esforço voltado à gestão do conhecimento. Isso impedirá que se formem ilhas de informações, que colocam em risco mesmo a sustentabilidade da empresa. Também será um recurso valioso para treinamentos em geral.

Medir, medir, medir: uma das bases do Lean Six Sigma

É claro que é mais fácil quantificar objetos que pessoas ou serviços. Nem por isso o estabelecimento de métricas é aplicável somente à produção industrial. Em tempos de Big Data, sabemos que medir é a base para saber. Da mesma forma, é componente fundamental de uma gestão empresarial responsável.

Diferentes métricas podem ser estabelecidas de acordo com a característica do trabalho feito. As mais básicas são satisfação do cliente, produtividade e lucratividade. Outras medições específicas, de acordo com os desafios encontrados, certamente se farão necessários. O mais importante é manter sistemas confiáveis de medição, utilizando o conhecimento estatístico sempre que necessário.

E sempre… melhoria contínua!

O Lean Six Sigma está fundamentado na filosofia Kaizen. Ou seja: melhorar sempre, um pouco a cada dia, de forma contínua. Essa mentalidade deve fazer parte de qualquer empresa, de qualquer colaborador, de qualquer pessoa disposta a fazer mais e melhor. Em um mercado altamente competitivo, acomodar-se não é uma opção. Nesse sentido, o Lean Six Sigma ajuda a conduzir o negócio de forma sustentável, sempre baseado na excelência operacional.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagens: Ijeab e Rawpixel.com/Freepik