Matriz Esforço x Impacto: priorize suas ações

A vantagem de trabalhar em equipe é ter sempre diferentes ideias. A dificuldade pode ser conjugar as diversas visões e sugestões que surgem no grupo em busca da excelência operacional. No Lean Six Sigma, a Matriz Esforço x Impacto é a ferramenta mais rápida e barata para resolver essa questão.

Sua aplicação no contexto do Lean ganha destaque na priorização de melhorias a serem implantadas em um projeto ou setor. A Matriz Esforço x Impacto, entretanto, pode ser útil em qualquer situação que seja necessário escolher qual caminho seguir primeiro. A ferramenta possibilita uma avaliação concisa para as ações, equiparando os dois aspectos que lhe dão nome. Uma iniciativa pode trazer resultados vultosos, mas depender de recursos que a organização não dispõe. Ou, por outro lado, ter um tempo de retorno superior ao que se pode esperar.

A Matriz Esforço x Impacto, em um ambiente de grupo, serve para focar a discussão e alcançar consenso. Grandes quantidades de dados brutos podem ser reduzidos para que se chegue ao ponto central. A Matriz Esforço x Impacto é frequentemente usada durante a fase de pré-processamento do Six Sigma, após a coleta de dados. Inputs gerados pelos clientes, por exemplo, podem ser analisados com a ferramenta. As sugestões são agrupadas e avaliadas a partir dos recursos necessários para implementação e dos resultados que podem ser obtidos.

Vantagens de usar uma Matriz Esforço x Impacto

• Otimiza tempo e recursos limitados.
• Aponta rapidamente em quais atividades concentrar esforços (e quais esquecer ou adiar).
• Auxilia no estabelecimento de consenso na equipe.
• Comunica e justifica tomadas de decisão.
• Promove a reflexão sobre estratégias, eficiência e desperdício.
• Ajuda a recuperar projetos que perderam o rumo ou não apresentam os resultados esperados.

Como funciona a Matriz Esforço x Impacto?

A construção gráfica da Matriz Esforço x Impacto é dividida em quatro quadrantes, definidos pelos dois eixos principais. O impacto, representado no eixo vertical, está relacionado aos benefícios que podem ser alcançados (eficiência, lucro, vendas, satisfação do cliente). O esforço, no eixo horizontal, também deve ser avaliado quantitativamente (recursos financeiros, pessoas envolvidas, tempo de execução).

Primeiro passo: definição dos objetivos centrais

Ao iniciar-se os trabalhos, as equipes devem dar atenção aos objetivos centrais a serem alcançados. É preciso que as ações tenham o mesmo nível de enfoque, ou seja, que possam ser comparadas. Podem ser melhorias de processo, definição de projetos estratégicos, adequação de cultura corporativa ou simplesmente um estabelecimento de metas diárias a serem cumpridas pelas equipes no processo de produção. Também é necessária a definição de um prazo claro para implementação, pois esse fator vai influenciar a categorização.

Segundo passo: brainstorming

As ideias a serem categorizadas na Matriz Esforço x Impacto surgem em um processo de brainstorming com a equipe, e podem ser alicerçadas em uma base de dados ou análise anterior (como sugestões de clientes, matriz SWOT, etc). O brainstorming fará a sintetização do que está funcionando nas ações atuais e apontará possíveis soluções.

Terceiro passo: categorização

Nesta etapa, é importante agrupar ideias semelhantes e evitar repetições. Garanta também que os critérios de esforço e de impacto sejam tangíveis e mensuráveis (medir, medir, medir!). O responsável por conduzir a Matriz Esforço x Impacto fará a distribuição das propostas nos quadrantes. Os agrupamentos devem ser visualizados com facilidade.

Cada quadrante entrega um determinado valor relacionando as variáveis apresentadas. Idealmente, haverá distribuição proporcional de ações em cada quadrante. Com frequência, no entanto, as sugestões se concentram acima da linha, pois tudo parece de alto valor. Se as ações forem medidas corretamente, poderão ser comparadas umas com as outras. Assim, o balanceamento pode ser feito movendo os eixos.

Quarto passo: plano de ação

Agora as equipes possuem a faca e o queijo para iniciar as suas atividades. Estipule metas, prazos e prioridades que estejam em consonância com o que ficou definido dentro da Matriz Impacto x Esforço. Assegure-se de que todos tenham acesso visual ao plano de ação: ele deverá ser constantemente observado para o monitoramento das atividades.

O foco em cada quadrante

Quick Wins: também chamadas de low-hanging fruits, são propostas com alto impacto e baixo esforço. São o maior trunfo proporcionado pela Matriz Impacto x Esforço e devem ser priorizadas.

Major Projects: atividades que produzem alto impacto, porém com maior esforço. As equipes responsáveis pela tomada de decisões deverão avaliar, com cautela, sobre o real impacto de se implementar o que ficar alocado dentro deste quadrante pois, muitas vezes, devido ao demasiado esforço ou entrave apresentado, o impacto positivo esperado acaba sendo menor. Uma possibilidade é a divisão de uma tarefa em partes menores, realocando assim cada atividade para outros quadrantes.

Fill In’s: atividades que geram baixo impacto, mas que são de menor esforço. Não se trata de atividades totalmente dispensáveis, pois o conjunto de suas realizações pode acabar gerando um resultado mais significativo com o tempo. Devem ser encaixadas dentro da possibilidade de tempo, mão de obra e volume de trabalho apresentado.

Thankless Tasks: geram baixo impacto e demandam maior esforço. Em geral, são tarefas que podem ser adiadas ou mesmo extintas.

Como garantir a eficiência da Matriz Esforço x Impacto

• Promova o pensamento em equipe, para obter diferentes perspectivas de valor e engajar os colaboradores no processo.
• Evite que as opiniões se sobreponham aos fatos e números. As ações devem ser qualificadas a partir de dados mensuráveis.
• Alguns aplicativos podem ser usados para fazer automaticamente a categorização das ações, agilizando a produção da matriz. Ferramentas de colaborações on-line também podem ser úteis quando as equipes estão geograficamente separadas.
• Seja ágil. Com um processo eficiente, uma boa matriz pode ser construída em 30 minutos.
• Faça algo que seja bonito, simples e visualmente interessante aos olhos dos colaboradores.
• Foque nas Quick Wins, mas não se esqueça nem retarde os Major Projects. Se a organização se concentrar apenas nas ações de curto prazo, pode atrasar tarefas mais difíceis e com isso torná-las impraticáveis.
• Para as ações de Fill In, a atenção é reversa. Muitas empresas perdem muito tempo com elas, porque exigem menor esforço. Preste atenção ao impacto que estão gerando e, se possível, mova-as para o quadrante das Thankless Tasks.
• Se uma Thankless Task for indispensável, é necessário motivação extra para os colaboradores responsáveis pela sua manutenção.
• Revisite a matriz regularmente, adequando-a aos novos cenários.
• Muitas ferramentas que auxiliam o cotidiano corporativo, e nem todas precisam ser utilizadas em todos os processos. No entanto, a “falta de tempo” não deve ser uma desculpa para não utilizar os instrumentos adequados e necessários para a priorização de projetos e atividades. Muitos profissionais classificam as matrizes como “burocráticas”, quando na verdade elas são um recurso para evitar que as decisões sejam tomadas apenas com base na opinião de um gestor ou equipe.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagem: Tero Vesalainen/Pixabay