Método A3: solução ágil e simples

Menos é mais. Já ouviu essa frase? Ela se aplica a vários casos e tem tudo a ver com Lean Thinking (que, não por acaso, se traduz como “pensamento enxuto”). Simplificar, no entanto, não significa tornar superficial. Pelo contrário: a parcimônia pode levar diretamente às raízes de um problema. É assim que funciona o método A3, uma ferramenta utilíssima para quem quer atingir a excelência operacional.

Todo mundo conhece a folha A3, padrão internacional de página com formato de 11 por 17 polegadas (29,7 cm x 42 cm). Esse tamanho estendido de papel pode ser suficiente para resolver desafios complexos de maneira clara e concisa. Desenvolvido pela Toyota, o método A3 está diretamente relacionado ao ciclo o PDCA (Plan-Do-Check-Act ou Planejar-Fazer-Verificar-Agir).

São várias as possíveis aplicações do método A3. Ele pode servir para resolução de problemas, planejamento de questões específicas, tomada de decisão. É também utilizado como ferramenta ágil de atualização e acompanhamento de projetos. Serve ainda como registro das decisões e soluções encontradas, documentando o caminho percorrido para se chegar a elas.

Quem usa o método A3

Além de fazer parte da lógica PDCA, essa ferramenta pode integrar ciclos DMAIC e projetos de todo tipo. Colaborativa, auxilia no gerenciamento e na melhoria de processos. Em geral, é resultado de um diálogo entre autor e supervisor, mas sua elaboração pode envolver toda uma equipe.

O autor (ou champion) será o responsável por buscar os inputs necessários para alimentar os aspectos da questão abordada. O supervisor atua como mentor e deve fazer as perguntas necessárias para a solução do problema. As contribuições da equipe serão colhidas e processadas pelo autor na elaboração do A3.

O documento pode ser feito de forma bastante rudimentar, apenas com papel e caneta. Também pode valer-se de softwares comuns como Word ou PowerPoint. Uma condição importante é delimitar um problema ou questão que caiba no espaço disponível. Se as informações necessárias para sua elaboração forem muito extensas, vale dividir o problema em partes menores, de forma a manter a precisão e a clareza.

Como usar o método A3

Existem diferentes formas de fazer um A3, mas elas partem de um pressuposto comum: retratar causas e soluções. Embora toda empresa deva trabalhar com metas, sozinhas elas não garantem a excelência, o caminho para atingi-las é fundamental. O método A3 se baseia na construção de um raciocínio lógico, que conduz os meios para chegar a um fim. Sua simplicidade permite ainda que equipes e lideranças possam compreender facilmente o percurso trilhado para uma decisão ou solução.

Durante o processo, o autor vai elaborando os passos necessários para execução do método, e o supervisor orienta e questiona pressupostos e soluções. A ideia é que o processo seja ágil e que possa ser compreendido a partir das informações apresentadas. Mesmo que exija outras ferramentas para sua elaboração, no A3 serão colocados somente os resultados encontrados em cada etapa.

Na figura acima, uma sugestão de passos para utilização do método A3. Outros modelos também podem ser usados – o importante é que o processo fique nítido no produto final. Na figura, os passos marcados em vermelho são aqueles que devem ser discutidos com os stakeholders do processo. As contribuições da equipe envolvida são organizadas pelo autor. Também é possível estabelecer o paralelo entre o ciclo PDCA e o A3, ainda que neste último a etapa de planejamento seja mais valorizada.

Dicas para uso do método A3

• O A3 é uma ferramenta muito flexível e pode ser usada em diferentes desafios e contextos, até mesmo no planejamento doméstico.
• Seja rigoroso na definição do problema e de suas causas. Uma situação não pode ser compreendida apenas com a análise fria do escritório. Vá ao gemba.
• Utilize ferramentas de apoio. No passo de identificação das causas, por exemplo, podem ser muito eficazes ferramentas como Cinco Porquês e Diagrama de Causa e Efeito.
• Ainda que a apresentação deve ser concisa, nunca seja superficial na pesquisa e elaboração. Busque as raízes de cada causa. Encontre as soluções mais eficientes, não se detenha nas mais fáceis.
• Idealmente, o uso do método A3 deve ser feito a partir de plataformas que permitam a colaboração e o controle de versões. Mas não se limite se você não dispõe de tecnologia para isso!
• Use a ferramenta como forma de obter informações e respostas mais rápidas. Atualize o A3 quando for necessário.
• Se o problema não couber no A3, divida o problema em partes – ou avalie se as informações estão realmente concisas.
• Valorize a contribuição de todos os envolvidos, se possível registrando os nomes de todos os colaboradores.
• Ainda que seja um processo coletivo, os papéis do autor e do supervisor são primordiais e devem ficar bem demarcados, para evitar situações de processos “sem dono”.
• Usar uma folha A3 sem seguir o método não traz resultados. O A3 não é um flipchart, é uma ação sistemática de organização de ideias e soluções.
• Lembre-se que os recursos visuais, como fotos ou diagramas, são muito eficientes para comunicar situações e ideias.

Vantagens do método A3

• É conciso, claro e ágil.
• Alinha informações entre lideranças e equipes.
• Permite localizar as causas de cada problema.
• Serve como registro do processo de solução de desafios.
• Facilita a tomada de decisões.
• É um exercício de objetividade e resolução de problemas.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagem: Rawpixel/Pixabay

Otávio Monsanto de Paula

Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence!
Sou um eterno aprendiz ou seja um pseudo-Engenheiro e Administrador de Empresas, embora nunca tenha sido um exemplo de “excelência” em Matemática, ao longo dos anos passo a maior parte do meu tempo tentando aprender a mesma e, particularmente, a estatística uma vez que, salvo muito engano, é ela que rege nossas vidas na busca da Excelência seja como pessoa ou como profissional.

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