O guia completo para o DMAIC

Nas últimas semanas apresentamos aqui no Excelência em Pauta uma série sobre as etapas da metodologia DMAIC aplicada a projetos Lean Six Sigma. Agora vamos resumir o processo por inteiro, em um guia de aplicação. Vale lembrar que, como em qualquer projeto, o DMAIC depende de engajamento da equipe, objetividade e pontualidade.

Primeira etapa: Dmaic – DEFINIR

Antes de mais nada, é preciso conhecer a fundo os indicadores-chave de desempenho da empresa (KPIs). A partir deles e das métricas que lhes são derivadas, será possível definir em quais casos a metodologia Lean Seis Sigma pode ser aplicada. O projeto deverá ser aprovado pela alta gestão da companhia, assim é importante demonstrar os ganhos que serão obtidos, especialmente em termos financeiros.

A etapa de definição do DMAIC pode durar até duas semanas, período no qual será elaborada a justificativa e o contrato do projeto, que deverão ser validados pela gestão (patrocinador) e pelo gerente de programa (master black belt). Identifique as dificuldades ou restrições existentes dentro da empresa.

Esse também é o momento de montar a equipe de trabalho – e não se esqueça de ouvir as pessoas! Entre as ferramentas importantes nesta etapa estão o Voice Of the Customer (VOC) e Voice Of the Business (VOB). O diagrama FEPSC (no inglês, SIPOC) é outro importante aliado nesse passo do DMAIC. Você também poderá usar históricos de variação do KPI e mapas do processo para entender melhor a questão e planejar as soluções.  Não se esqueça de verificar as Quick Win Opportunities – isso irá acelerar resultados.

Segunda etapa: dMaic – MEDIR

O período de medição deve se estender de um a dois meses, de acordo com as características de cada projeto. É quando a equipe se reúne para definir quais dados serão medidos, a saída do processo (Y), e as potenciais fontes de variação (X), realizando também as primeiras análises estatísticas. Outros pontos são fundamentais nessa etapa. Verifique o Sistema de Medição (MSA) e a capabilidade e DPMO iniciais, reunindo o máximo de informação possível sobre X e Y.

Várias ferramentas da qualidade podem ser úteis nesse período do DMAIC : fluxograma, histograma, diagrama de causa e efeito (Ishikawa), diagrama de Pareto. É o momento de mapear o processo e analisar a cadeia de valor. Outros instrumentos úteis nessa fase são Matriz de Esforço vs. Impacto, Takt Time, MSA e gráficos de tendência.

Terceira etapa: dmAic – ANALISAR

Essa é a hora de analisar quais as fontes de variação (X) vitais no processo, quais são significativas para os resultados, de forma a efetivamente reduzir os defeitos. É fundamental identificar as que podem oferecer rápido resultado (Quick Win Opportunities) para acelerar o projeto. A análise deve demonstrar gráfica e estatisticamente as influências de X sobre Y, incluindo também avaliação de risco.

Entre as ferramentas a serem usadas na análise do DMAIC estão Pareto, Box Plot, FMEA, testes qui-quadrado e de hipóteses. Análise de regressão, diagrama de dispersão, ANOVA e análise de variância multivariada também são recomendados. Esta é a hora ainda de apostar em benchmarks que ofereçam padrões de comparação.

Quarta etapa: dmaIc – IMPROVEMENT

Chegou o momento de implementar as melhorias! É agora que a equipe vai agir e descobrir se o processo efetivamente foi qualificado. A partir da elaboração do plano de ação, que deve ser validado pela gestão, se buscam os recursos financeiros e humanos necessários para efetivar as ações. A partir dos resultados, se pode avaliar os benefícios financeiros. É hora também de compor o novo mapa do processo, recalculando capabilidade e DPMO.

Essa etapa do DMAIC, no total, deve ter no máximo dois meses de duração. Entram em ação também ferramentas mais específicas de melhoria, como eventos Kaizen (que podem ser realizados em três dias, com aplicação posterior de um mês). Diagramas de afinidade, 5S, DOE, TPM, FMEA, Kanban e Just in Time também podem ser utilizados.

Quinta etapa: dmaiC – CONTROLAR

Feitas as melhorias, é preciso controlar o processo para garantir que elas serão mantidas. Quais as melhorias alcançadas? Como vamos sustentá-las? Quais serão os controles? Nessa fase também é essencial o engajamento de todos os envolvidos, especialmente do dono do processo.

O Gerenciamento de Processos de Negócio (em inglês, BPM) é uma maneira eficaz de manter os resultados. Também é importante fazer as alterações necessárias nos procedimentos, manuais e instruções de trabalho. Ações de auditoria podem ser estabelecidas para avaliar o andamento das atividades. Aposte no Controle Estatístico do Processo (CEP), use Poka Yoke e não esqueça de alimentar a equipe com Visual Aids.

Se todas as etapas forem seguidas adequadamente, seu processo terá passado por diversas melhorias. Oferecerá resultados mais valiosos à empresa, reduzindo falhas, retrabalho e também estresse nas equipes.

Vale lembrar

O DMAIC é uma “espécie” de guia comprovado de sucesso e reconhecido pelos melhores experts em Projetos Lean Six Sigma (além de empresas que o aplicaram como base estratégica) porém nunca é demais observar, que não há uma regra rígida para o uso dessa ou daquela ferramenta até porque cada situação/projeto possui suas peculiaridades e características próprias e únicas….; nossa intenção aqui foi apontar a estrutura e ferramentas típicas de uso ao longo de uma iniciativa seja em qual segmento for (i.é., Manufatura, Serviços, Bens de Consumo, etc, etc….).

A despeito de qualquer coisa, a experiência demonstra que essa metodologia (filosofia), ou “metodologuia” como gosto de ironizar é sem sombra de dúvidas a melhor e mais consistente de forma inconteste, onde a integração do Lean e do Six Sigma garante o sucesso dos projetos com os melhores resultados e satisfação de todos os envolvidos.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagem: Public Domain Pictures/Pixabay