Pequenas empresas precisam de excelência operacional

Boa parte da literatura e dos cases de excelência operacional dizem respeito a médias e grandes empresas. Ao iniciar negócios de menor porte, em geral os empreendedores estão preocupados com questões básicas, como vendas e contabilidade. A limitação de recursos humanos e financeiros, por outro lado, dificulta o acesso desses negócios a metodologias mais avançadas. Entretanto, as pequenas empresas são as que mais podem se beneficiar com a excelência operacional.

A excelência operacional está atrelada à satisfação do cliente com foco contínuo na gestão de custos. O objetivo é oferecer o melhor produto/serviço possível, no prazo adequado, atendendo à necessidade do consumidor… sem nenhum desperdício. Assim, a ideia de excelência está associada à de produtividade: fazer o máximo com o mínimo. Bem como com a de competitividade: obter altos índices de eficiência e satisfação do cliente.

Inegavelmente, essas características são altamente desejáveis nas pequenas empresas, especialmente entre aquelas que ainda buscam seu lugar ao sol. O padrão de eficiência proposto pela excelência operacional beneficia sobretudo os players que dependem da maximização de recursos. Atingir esse patamar pode ser o requisito necessário para que um negócio de menor porte consiga se manter no mercado.

Segundo dados do Sebrae, as micro e pequenas empresas são responsáveis por metade dos empregos e por 27% do PIB do Estado de São Paulo. Não é pouco, não é mesmo? No entanto, 1 em cada 4 empreendimentos fecha antes de completar dois anos no mercado. Levar a cultura da excelência aos pequenos negócios pode ser uma forma de aumentar sua taxa de sobrevivência. Por conseguinte, garantir empregos e geração de riqueza para o mercado como um todo.

As vantagens da excelência

As peculiaridades de um pequeno empreendimento podem atuar em seu favor na busca por eficiência. Se as grandes corporações têm recursos de sobra, as pequenas empresas têm uma vantagem incomparável: são mais flexíveis. Desse modo, têm maior facilidade para implementar mudanças ou novas metodologias. Podem, além disso, ser mais velozes para difundir uma cultura de excelência que faça parte dos valores empresariais. Ou seja, se tornam terreno fértil para experimentos e transformações, ainda que estes tenham de ser moderados por investimentos reduzidos.

Vamos considerar algumas vantagens do conceito de excelência para pequenas empresas:

• Redução de custos: ao focar a eliminação de desperdícios em seus processos, o negócio alcança a diminuição de gastos operacionais.
• Aumento da satisfação do cliente: a padronização de produção permite que se ofertem serviços adequados às expectativas dos consumidores.
• Estrutura preparada para crescer: muitos negócios de pequeno porte tropeçam justamente quando rumam ao seu crescimento. Implementar ferramentas de excelência desde o início pode ser a estratégia mais eficaz para regular o momento do salto.
• Consistência na cultura organizacional: a informalidade dos processos é uma característica das pequenas empresas. Trabalhar a cultura organizacional voltada à eficiência é também uma forma harmonizar esse aspecto, mantendo todos no foco estratégico.
• Melhoria contínua: o estabelecimento de um cultura de excelência leva as equipes à busca da melhoria contínua das atividades da empresa, criando um clima propício para o desenvolvimento do negócio.

Os desafios para as pequenas empresas

Ok, mas nem tudo é fácil, e as coisas podem ficar ainda mais difíceis na ausência de recursos. Quais são então os principais desafios para alcançar a excelência operacional nos negócios de pequeno porte?

• Líder sem foco estratégico: ao contrário das grandes empresas, nas quais às vezes o desafio está em engajar a liderança, nos empreendimentos menores a dificuldade pode ser não o engajamento do gestor, mas sua falta de tempo. Os proprietários de pequenos negócios muitas vezes estão mergulhados em tarefas técnicas, sem tempo para priorizar a busca pela excelência.
• Dificuldade de padronização: as pequenas empresas costumam se basear na customização de produtos e serviços, já que não podem competir com os grandes players na produção em massa. Consequentemente, pode ser mais difícil estabelecer rotinas e processos padronizados no trabalho em pequena escala.
• Ilhas de excelência: é possível que uma ou outra atividade da empresa atinja altos patamares de eficiência em razão do trabalho de alguns colaboradores. Todavia, para que o conceito de excelência seja aplicado de maneira correta, toda a organização precisa atuar em sintonia.
• Deficiências de medição: um dos fatores mais importantes para a excelência operacional é a medição contínua dos processos e resultados. Pequenas empresas costumam encontrar dificuldades para manter sistemas precisos de coleta e armazenamento de dados.

Pequenas empresas e Lean

Como vimos, os desafios não são simples. Mas fique de olho: com algum esforço, eles podem ser superados, com as próprias ferramentas da filosofia Lean. O elemento essencial é que a liderança, seja o proprietário, seja o gestor operacional, esteja engajada nesse propósito. Se o líder não está voltado à estratégia, ninguém estará. Ademais, ele deve capitanear o passo básico para o funcionamento do Lean: o mapeamento do fluxo de valor.

Muitas das ferramentas da qualidade podem oferecer soluções simples e baratas para as pequenas empresas. Afinal, já explicamos aqui os poucos recursos necessários para usar diagramas de causa e efeito, matriz de esforço x impacto ou o método A3. Vale lembrar que o próprio kanban se baseia em um sistema feito em papel. Esses instrumentos são úteis para organizar a casa, resolver gargalos e reduzir desperdícios. O sistema 5S também costuma ser recomendado como uma solução acessível para negócios de pequeno porte.

Idealmente, a implantação da filosofia Lean e da excelência operacional em uma empresa deve ser feita com ajuda especializada. Se não há orçamento para isso, uma boa opção é reunir um grupo de microempreendedores para, em grupo, obter auxílio. Trabalhar com pessoal capacitado vai oferecer uma implantação mais simples e eficiente, reduzindo erros e desperdícios. Afinal, é esse o nosso objetivo, não é?

Para saber mais sobre excelência operacional e sua aplicação em pequenas, médias e grandes empresas, fale com a gente! E siga nossos posts no Facebook.

Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagens: Designed by Peoplecreations/Freepik