Redução de custos com Business Intelligence ou ferramentas de BI é a pauta indispensável de muitas reuniões acaloradas entre os dirigentes de empresas de portes variados, principalmente em tempos de retração da economia.
Muitos, neste momento, gerenciam e decidem com base nas experiências dos administradores de cada área, expostas em relatórios gerados a partir de simples planilhas de Excel até incrementados relatórios de softwares de gerenciamento de contatos – como por exemplo CRM (Customer Relationship Management) – que trabalham em prol da empresa, porém isolados.
A falta de uma visão macro sobre o negócio dá espaço para o acontecimento de pequenos erros, que somados, provocarão um efeito avassalador no seu negócio, muitas vezes irreversível. Reduzir custos com Business Intelligence (BI) é o melhor caminho para reunir todos os dados sobre uma empresa, a partir de fontes diferentes, possibilitando a análise integrada das informações procedentes das áreas internas mais distintas; com as ferramentas de BI é viável entender as falhas imperceptíveis e corrigi-las. Comparo a uma ferramenta na indústria que estava fora da engrenagem, atrapalhando a evolução sistêmica operacional.
Business Intelligence é o resultado exato de um a equação sem erros operacionais e de análise, entre outros.
No Brasil, soluções e ferramentas de BI já fazem parte da estratégia das empresas de telecomunicações, seguradores e instituições financeiras. No caso das empresas de outros segmentos e portes variados, essa experiência ainda é nova. Trata-se de uma tendência globalizada de enxergar a necessidade de obter informações precisas – praticamente em tempo real – que envolvem todo o ambiente corporativo, facilitando a interpretação do grande volume de dados para a tomada de decisões estratégicas.
A realidade é uma só: redução de custos com Business Intelligence é uma tendência mundial. Uma entrevista recente, publicada pela Federação do Comércio do Estado de São Paulo (Fecomercio), comprova esta economia de custo, porém relacionando ao uso de tecnologias, de um modo geral. Segundo o professor de Logística da Universidade Presbiteriana Mackenzie Campinas, Mauro Schüter, a modernização no setor começou em meados dos anos 1970, mas a ênfase na economia foi observada nos últimos 20 anos, com a chegada de softwares específicos ao mercado brasileiro.
Os novos programas diminuíram a incidência de erros e tornaram os processos mais rápidos. Resultado: redução de 20% nos custos do setor, em média, segundo os especialistas.
Business Intelligence para a redução de custos – cases comparativos.
- imagem: Processor
Uma empresa de pequeno a médio porte, localizada na capital paulista, com cerca de dois mil clientes, 20 funcionários, entre estes, 10 são terceirizados. Sem uma área de Business Intelligence (BI), os gerentes se reuniram para reduzir custos e dispensar dois funcionários, os quais não faziam parte do perfil desejado da empresa. Novas contratações seriam avaliadas futuramente, porém a empresa não considerou discutir a necessidade de reparos com relação a logística do negócio como um todo.
Não avaliou a possibilidade de investir em tecnologia para obter melhores resultados e ter uma visão geral da dimensão dos problemas e as possíveis soluções. Faltou o uso de uma tecnologia que relacionasse todos os eventos/processos internos e cruzasse todos os dados, fornecendo um relatório completo sobre a real situação da empresa, o que facilitaria durante as tomadas de decisões mais relevantes.
Ao contrário: neste momento, cortaram qualquer investimento e definiram como meta principal dar atenção redobrada à base de clientes. Mas será que apenas dois gerentes e cerca de 20 funcionários conseguiriam atender, com a devida Excelência Operacional, os dois mil clientes? Uma possível solução seria reduzir custos via Business Intelligence (BI).
Observe agora uma empresa de grande porte, também localizada em São Paulo. O investimento em tecnologia está claro e estações de trabalho dividem as áreas de inteligência, como por exemplo, Data Mining e Project Program, Planejamento Executivo e Estratégico, Planejamento de Campanhas e Mídias nas áreas de Marketing, CRM, e Trade&Sales e etc, que não compartilham os dados entre si.
Considerando os tempos de crises e a necessidade de redução de custos, a implantação de uma área de Business Intelligence reuniria todos os dados dos diversos setores, centralizaria as informações oriundas das distintas áreas inteligentes e apresentaria um amplo cenário sobre as prioridades naquele momento. Em geral, a maioria das organizações possui muitos dados e poucas informações relevantes.
Business Intelligence, como era antes?
Após um alto investimento na implantação de sistemas integrados de gestão que abrangiam toda a cadeia de suprimentos (Supply Chain) e controlava a empresa de ponta a ponta, como por exemplo, Enterprise Resources Planning (ERPs), as organizações perceberam a ausência de informações estruturadas de forma estratégica.
Assim, a implantação de uma área de BI dentro das empresas tem preenchido esta lacuna, fornecendo informações precisas, reunindo informações geradas por todos estes softwares inteligentes, interligando os relatórios e cruzando todos os dados para apresentar as soluções mais otimizadas. A este “milagre tecnológico” chamamos de Business Intelligence.
Business Intelligence (BI), o que é?
Business Intelligence é o processo de coletar, organizar, analisar, compartilhar e monitorar um grande volume de dados a partir de um conjunto de teorias, metodologias, processos, estruturas e tecnologias que transformarão estes dados brutos em informações relevantes para tomadas de decisões estratégicas. Vale ressaltar que cada sistema de Business Intelligence (BI) determina uma meta específica, tendo por base o objetivo organizacional e a visão da empresa.
Com as ferramentas de BI é viável identificar padrões de hábitos e comportamento dos consumidores, o que facilitará na identificação de cada perfil de cliente ou até mesmo a performance de um produto ou serviço no mercado.
Estas informações são importantes porque apontam exatamente como cada área envolvida na empresa deve agir, tanto para conquistar a redução de custos, maximizar as vendas e etc. Reunindo os dados a partir de diferentes fontes é possível fazer uma análise global e integrada entre diversos departamentos.
Business Intelligence/ vantagens
| Identificar desvios; |
| Permitir inovação; |
| Detecção de fraudes; |
| Conhecer potenciais riscos; |
| Obter indicadores de gestão; |
| Melhorar o desempenho empresarial; |
| Análise de impacto das decisões tomadas; |
| Permite acesso à informação de qualidade; |
| Informação que sustente correção imediata; |
| Reconhecimento da realidade interna e externa da organização. |
Ferramentas de BI e desafios
Alguns executivos condenam o BI pelo seu custo elevado e acabam adotando soluções mais econômicas, que falham a longo prazo. Nos dias competitivos de hoje, regredir pode ser crucial para a empresa. Caso seja decidido incorporar as soluções e ferramentas de BI é importante checar a incompatibilidade entre equipamentos (hardwares) e sistemas de informações (softwares) e a necessidade de adquirir outras ferramentas, se for necessário.
Business Intelligence – conclusão
Redução de custos e aumentar receitas: estes são os principais benefícios para quem vai implantar o BI. Independente do porte da sua empresa, é tangível otimizar processos e melhorar a qualidade de serviços/produtos, o que influenciará diretamente na capacidade de conquistar novos clientes.
Faltou ainda considerar a Internet, o canal por onde captamos informações preciosas a partir do monitoramento de mídias e redes sociais. Por isso é essencial a integração entre Marketing Digital e Business Intelligence para auxiliar no alcance das metas. No blog “Excelência em Pauta“ é possível tirar todas as dúvidas sobre a importância de integrar ferramentas de BI, Excelência Operacional e o Marketing Digital para as empresas que enxergam a inovação como estratégia de sobrevivência em tempos de crise.
Espero que tenha gostado e participe dessa discussão! Conte-nos sua experiência e compartilhe.
Edição: Viviane Zanardo Lancelotti – Jornalista
Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence!
Sou um eterno aprendiz ou seja um pseudo-Engenheiro e Administrador de Empresas, embora nunca tenha sido um exemplo de “excelência” em Matemática, ao longo dos anos passo a maior parte do meu tempo tentando aprender a mesma e, particularmente, a estatística uma vez que, salvo muito engano, é ela que rege nossas vidas na busca da Excelência seja como pessoa ou como profissional.