Vantagens de associar Seis Sigma e gestão de projetos

O Seis Sigma é um conjunto de ferramentas e técnicas estatísticas que ajuda as empresas a alcançarem a excelência operacional. Sua eficiência no combate às falhas já é largamente comprovada, o que ampliou o uso da metodologia. Em sua aplicação, no entanto, algumas vezes surgem entraves que prejudicam o melhor aproveitamento do método. Nesse sentido, associar Seis Sigma e gestão de projetos é uma estratégia que pode trazer muitos benefícios para sua empresa.

O objetivo do Seis Sigma é reduzir o índice de falhas no processo produtivo por meio da análise estatística. Por isso seu nome: na escala de variabilidade/qualidade, um processo que está no nível Um Sigma, por exemplo, apresenta taxa de erro de 69,1%. Isso significa que a cada um milhão de oportunidades, haverá 690 mil defeitos. No estágio Quatro Sigma, já bastante avançado, a taxa de erro é de 0,621%. Parece pouco, mas empresas nesse nível ainda podem chegar a gastar 25% do seu faturamento compensando a falta de qualidade.

Quando o processo chega ao nível Seis Sigma, há menos de quatro defeitos a cada milhão de oportunidades. A taxa de erro é de 0,00034%, enquanto a perda de receitas atinge 1%. Esse nível ideal é obtido por meio da aplicação de ferramentas e técnicas que detectam e corrigem as falhas. São diversos os instrumentos usados pelo Seis Sigma, e o principal deles é o DMAIC. Ele estrutura todas as ações da metodologia, congregando diferentes ferramentas em cada estágio.

O DMAIC se concentra nos controles para as melhorias no processo; no entanto, não enfoca o controle de seu próprio processo de implantação. É aí que Seis Sigma e gestão de projetos podem se unir: por meio da integração das etapas do DMAIC com as fases de implementação dos projetos.

Seis Sigma e gestão de projetos: necessidade

A grande vantagem do Seis Sigma está na capacidade de identificar redução de custos por meio da diminuição de falhas. Associando estatística e avaliando desperdícios, a metodologia aponta as causas das lacunas. Embora tenha uma estrutura consistente e comprovada, o sistema não está elaborado a partir da ótica da gestão de projetos.

Já apresentamos aqui as vantagens do gerenciamento de projetos para a rotina empresarial. Esses sistemas se desenvolvem a partir de padrões relacionados aos atributos de um projeto, como desenvolvimento, execução, controle e fechamento. A gestão de projetos efetiva um controle formal das ações, do escopo, de tempo e de recursos. Como esses controles são fundamentais para cortar custos, estão em total sintonia com o objetivo do Seis Sigma.

A implementação do Seis Sigma pode encontrar algumas dificuldades nas empresas. Assim como o Lean, depende do comprometimento da alta gestão para que funcione. Frequentemente, o engajamento inicial se perde com o passar do tempo. Ainda que o DMAIC forneça uma estrutura sólida para seu desenvolvimento, não há, na metodologia, um controle rígido de cada ação ou prazo. Isso depende da equipe de trabalho, que pode falhar por falta de método, rigidez ou preparo.

É aí que está o grande lucro de reunir Seis Sigma e gestão de projetos. As ferramentas de projeto estão estruturadas para gerenciar todo o processo, do planejamento à avaliação.  Além de oferecer suporte ao gerenciamento, a gestão de projetos controla recursos e auxilia compreensão da voz do cliente (VOC). Por outro lado, adicionar o Seis Sigma a um projeto garantirá o controle estatístico ao seu ciclo de vida.

Como integrar Seis Sigma e gestão de projetos

A forma mais simples de fazer a integração de Seis Sigma e gestão de projetos é reunindo as etapas do DMAIC (Define/Mesure/Analyse/Improvement/Control) às fases do ciclo de vida de um projeto. Em princípio, como a estrutura desse ciclo de vida depende da ação a ser executada, ele pode variar. Ainda assim, uma estrutura básica compreende: iniciação, planejamento, execução e encerramento. O controle deve estar presente em todas as fases, proporcionando um desenvolvimento equilibrado.

Iniciação – Define/Mesure/Analyse

Na implantação do Seis Sigma, as ferramentas utilizadas nessa fase do projeto são fundamentais. VOC, diagrama de Pareto, análise FMEA (Failure Modes, Effects Analysis), fluxo de processo… todas elas ajudam a delinear o projeto. Identificado seu objetivo, é preciso definir sua viabilidade, e novamente FMEA e Pareto entram em ação, bem como Gage R&R. Dessa maneira, o sistema de medição dará confiabilidade ao processo.

Planejamento – Mesure/Analyse/Control

Essa fase do projeto estará destinada a elaborar seus detalhes e ações, etapas a serem seguidas, processos de controle. Ao mesmo tempo, as ferramentas Seis Sigma utilizadas na validação ainda estarão presentes, apoiando as decisões. É o momento de estabelecer prazos e recursos, que serão rigidamente controlados no desenrolar do projeto.

Execução – Improvement/Control

Finalmente entramos em campo. As soluções recomendadas a partir do Seis Sigma são implementadas, e os controles estatísticos servem de parâmetro. Na gestão de projetos, é hora de gerenciar riscos e mudanças. Além disso, é preciso manter o engajamento da equipe, coordenado pela gestão do projeto.

Encerramento – Control

Todo projeto tem seu encerramento, ainda que o monitoramento possa ser estendido para três e seis meses, por exemplo. Ou seja: é hora de fazer os relatórios, medir o alcance dos objetivos e revisar os controles.

Fique atento: tratamos aqui das vantagens de gerenciar a implantação do Seis Sigma com a gestão de projetos, mas o mesmo pode ser feito ao contrário. Isto é, uma equipe experiente em Seis Sigma pode utilizar suas ferramentas em todos os projetos elaborados pela empresa. Pareto, FMEA, espinha de peixe, R&R… são instrumentos utilíssimos em qualquer situação. Essa integração proporciona o uso de metodologia consistente de solução de problemas com gerenciamento, controle e o suporte estatístico necessário.

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Edição: Svendla Chaves – jornalista

Imagens: Steve Buissinne e Tero Vesalainen/Pixabay