Ideias, ideias, ideias: temos ideias aos montes nas organizações. Nem todas as ideias, no entanto, merecem igual atenção e esforço por parte das equipes. Saber em que e quanto investir é um dos principais desafios para as empresas, que se veem pressionadas por diversas frentes, cada uma oferecendo resultados diferentes em curto e longo prazo. Nesse momento, o caminho mais seguro é firmar-se à estratégia e aos objetivos nela definidos.
A gestão de portfólio de projetos é um ponto fundamental para que o planejamento estratégico de uma empresa seja colocado em prática. Por meio dessa atividade, será possível obter assertividade na seleção e priorização dos projetos a serem desenvolvidos ao longo de um ciclo, geralmente anual, seguindo a revisão da estratégia. Na gestão de portfólio serão avaliadas as propostas trazidas pela base e pela direção, fazendo a análise de resultados, riscos e operacionalização.
Para garantir uma avaliação eficiente, é preciso definir critérios claros e quantificáveis – muitos negócios se perdem ao ter apoio somente em juízos subjetivos. Várias ferramentas podem ser utilizadas para essa análise, com destaque para as matrizes de priorização, mas é importante que o gestor tenha em mente as peculiaridades do seu portfólio e de sua estratégia. Avaliações subjetivas podem ser agregadas no processo de seleção e priorização, mas precisam estar embasadas na experiência da equipe e manejadas de forma tangível, para que a comparação seja feita com equidade.
Passo 1: a seleção dos projetos
Nenhum negócio tem condições de dar conta de todos os projetos que lhe são oferecidos – e, muitas vezes, nem de todos os que são necessários. Por isso, a seleção de iniciativas é o primeiro passo para manter o foco nos objetivos e maximizar os investimentos a serem feitos no próximo ciclo.
Alguns projetos podem ser compulsórios em virtude das metas definidas pelo planejamento estratégico, como ampliação da capacidade produtiva, com a expansão da infraestrutura, ou campanhas de marketing e vendas. Mesmo nesses casos é importante categorizar as ações e determinar os investimentos e riscos envolvidos, para que todas as ações do período estejam distribuídas de acordo com a estratégia. Essa medida faz parte da etapa de seleção dos projetos.
Depois de classificar os projetos em categorias – como infraestrutura, expansão, pesquisa e desenvolvimento, entre outros –, é hora de criar um ranking para definir quais serão postos em prática em cada área. Os critérios de seleção devem ser estabelecidos de acordo com as especificidades do negócio. Podem obedecer a aspectos como importância (aqueles que têm mais alinhamento com a estratégia), complexidade (aqueles que serão mais facilmente executados) ou investimento (aqueles que exigem menos recursos e/ou trarão mais lucratividade).
Se o processo de seleção for claro e bem comunicado, será mais fácil obter o engajamento das equipes na hipótese de terem algum projeto não escolhido. Entre os critérios que podem ser adotados na fase de seleção, com pesos diferentes segundo sua importância, estão:
- Alinhamento com objetivos do negócio
- ROI
- Capacidade de execução (técnica, financeira, etc.)
- Tempo de execução e de geração de resultados
- Riscos
- Inovação
- Estado atual (se já está em implementação)
- Probabilidade de sucesso
- Potencial de mercado
- Percepção do cliente (imagem, fidelização)
- Determinações legais
Passo 2: a priorização dos projetos
Selecionadas as iniciativas que se encaixam nas necessidades e nos recursos da empresa, vem o momento de definir quais projetos serão priorizados. Se já está determinado que todos serão executados, esta fase se refere a quais terão mais atenção ou serão feitos primeiramente, seja por necessidade da empresa, seja porque desencadeiam condições para outros projetos do portfólio.
Da mesma forma, é preciso valer-se de critérios claros. Uma nova matriz de priorização pode ser feita para ponderação das variáveis. Nesse instante, pode ser útil utilizar-se comparação individualizada, ou seja, projeto a projeto. O projeto A oferece mais ou menos resultado que o projeto B? E o projeto B, em comparação ao projeto C?
Com alguns parâmetros essenciais é possível pontuar as ações e estabelecer uma lista numerada, do projeto mais prioritário ao menos prioritário. Isso dará transparência e confiabilidade ao processo de gestão do portfólio, e todos os integrantes da empresa saberão para onde dirigir sua atenção e seus esforços. Também nessa fase poderá ser feito o balanceamento dos projetos, conforme os recursos financeiros e humanos disponíveis.
Áreas específicas, como TI ou Engenharia, terão critérios mais especializados, voltados às características essenciais dos projetos. Também poderão ser criados subcritérios que sirvam para refinamento ou desempate.
Todos os fatores a serem considerados devem ser aprovados pela alta direção e estarem em consonância com os objetivos organizacionais. Cabe ao gestor de portfólio fazer o acompanhamento das atividades, pois a situação de cada projeto pode se alterar ao longo do ciclo, exigindo reavaliação da priorização. Se a avaliação e a supervisão forem feitas corretamente, será possível ver a realização do planejamento estratégico no dia a dia da empresa e garantir a Excelência Operacional!
Lembre de que cada setor e empresa têm singularidades que devem ser consideradas na gestão de portfólio, por isso é importante contar com profissionais e ferramentas adequadas à sua realidade. Tem dúvida sobre como implantar essa prática no seu negócio? Fale com a gente!
Edição: Svendla Chaves – jornalista
Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence!
Sou um eterno aprendiz ou seja um pseudo-Engenheiro e Administrador de Empresas, embora nunca tenha sido um exemplo de “excelência” em Matemática, ao longo dos anos passo a maior parte do meu tempo tentando aprender a mesma e, particularmente, a estatística uma vez que, salvo muito engano, é ela que rege nossas vidas na busca da Excelência seja como pessoa ou como profissional.