A prática de home office se tornou prática comum nos últimos meses, mas ela não é novidade. Uma parcela significativa de brasileiros já realizava atividades em casa, seja parcial, seja totalmente. Sem dúvida, essa tendência, que já era crescente e foi grandemente potencializada neste ano, se manterá no mercado de trabalho. A dúvida é: como garantir a excelência operacional quando se opera com trabalho remoto?
Levantamento do IBGE apontou que 3,8 milhões de brasileiros trabalhavam dentro de casa em 2018, ou seja, 5,2% do total de trabalhadores ocupados no pais (excluídos da conta os empregados no setor público e os trabalhadores domésticos). O número representa alta de 44,4% na comparação com 2012. Embora esse aumento também esteja relacionado ao crescimento do trabalho informal, o fato é que as empresas passaram a ampliar, ainda que lentamente, a possibilidade do home office.
Antes de tudo, vale lembrar algumas das vantagens que o trabalho remoto oferece. Para os colaboradores, é uma oportunidade de reduzir o tempo gasto em deslocamentos, além de proporcionar maior proximidade com a família. Em muitos casos, eles podem organizar melhor o seu tempo e sua mobilidade. Isso pode aumentar a dedicação e o engajamento com as atividades de trabalho. Na perspectiva do negócio, a possibilidade de contar com a colaboração a distância permite que as equipes tenham mais diversidade e mais agilidade. Eventualmente, também menores custos.
Passado o período brusco de adaptação, já é mais que hora de as empresas profissionalizarem suas atividades de trabalho remoto. Nesse sentido, as diretrizes do Lean e da excelência operacional podem ser grandes aliadas na busca do melhor resultado.
7 dicas para o trabalho remoto sob a lógica enxuta
Imagine um ambiente de trabalho totalmente virtual. Essa talvez já seja a realidade de sua empresa, e deverá ser a condição de muitas outras nos próximos anos. Manter a conexão entre as pessoas e dar suporte à mobilidade, no entanto, ainda não é uma tarefa fácil. O trabalho remoto costuma “esfriar” as relações, impossibilitando momentos corriqueiros de descontração, como o clássico cafezinho. Além disso, se torna um desafio fazer a gestão da produtividade e manter a segurança da informação.
Além disso, um dos riscos mais significativo no trabalho remoto é o desperdício de potencial humano. Com efeito, é pouco provável que o desenvolvimento pessoal e profissional esteja entre as prioridades agora, mas não podemos esquecer disso. Os líderes precisam estar atentos ao desempenho e às motivações de seus colaboradores, a fim de evitar dificuldades futuras.
Alguns princípios da filosofia Lean podem nos ajudar nesse momento.
1. Mapeamento de fluxo e trabalho remoto padrão
Se sua empresa trabalha com Lean, já havia mapeado seus fluxos de valor, correto? Pois é, é necessário fazer isso de novo, ou ao menos readequar o que estava previsto. Novos métodos serão necessários para realizar as atividades em um mundo digital. Colabore para identificar e implantar as melhores práticas de trabalho remoto, busque gargalos e estabeleça padrões.
2. Não ao desperdício digital
No trabalho feito a distância, a maior parte do desperdício costuma se concentrar nos trâmites digitais. Um equívoco comum nos processos é a necessidade de inserir os mesmos dados em vários sistemas. Como resultado, isso ocasiona retrabalho e aumenta a probabilidade de erros e dados discrepantes.
Por outro lado, muitos documentos são duplicados e enviados de um computador para outro, também abrindo margem para erros. Assim, esse desafio pode ser reduzido significativamente com o uso de arquivos compartilhados, seja em serviços abertos, como o Google Docs, seja nos sistema da própria empresa. Isso evita duplicidades e reduz o número de e-mails.
3. Gerenciamento diário também no trabalho remoto
Ele é ainda mais importante no ambiente digital, tanto em equipes departamentais quanto em grupos de processos. Todos precisam estar explicitamente alinhados em planos e expectativas. Ao mesmo tempo, os encontros diários – que podem e devem ser rápidos como orienta o Lean – permitem identificar rapidamente possíveis desvios e problemas que precisam ser solucionados. Servem ainda para manter o espírito de equipe e aproximar líderes e equipes.
4. Olho nos gargalos e equívocos
Novas dificuldades devem surgir, e é preciso estar-se atento a elas e trabalhá-las de maneira coletiva. Dessa forma, os equívocos devem ser evidenciados e tratados como oportunidades de melhoria, buscando mais avanços do que culpas. Lembre-se: a resolução sistemática de problemas é parte do trabalho diário no Lean.
5. Disciplina com autonomia
A disciplina é especialmente importante com o trabalho remoto. Antes de mais nada, as equipes precisam atividades fixas e ritmadas para garantir as entregas conforme o planejamento. Cada tipo de contato deve ter seu próprio fórum; por isso, estabeleça momentos para tratar questões individuais ou pontuais. Estabeleça entregas parciais, pontos de controle, tempos de ciclo e proprietários dos processos, como seria feito na fábrica. A distância, no entanto, não pode dar espaço para o microgerenciamento. De fato, a autonomia dos colaboradores deve seguir sendo preservada e estimulada.
6. Trabalho remoto precisa de gestão visual
A gestão visual aplicada aos ambientes de trabalho Lean se torna ainda mais importante e desafiadora nos ambientes digitais. Dessa forma, escolha entre as inúmeras ferramentas de gestão visual disponíveis aquelas que melhor se adaptam a sua equipe. É importante que todos tenham claro o fluxo de valor, e definir algum método Kanban on-line também pode ser fundamental.
7. Melhoria contínua… é contínua
Como em qualquer outro ambiente, novos problemas surgirão e precisam ser resolvidos rapidamente para promover a entrega de valor aos clientes. O hábito de buscar soluções orientadas para a prevenção de problemas deve ser incentivado também no trabalho remoto. Envolva todos para desenvolver melhores práticas consistentes.
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Edição: Svendla Chaves – jornalista
Imagens: Freepik
Profissional de Excelência Operacional e Business Intelligence!
Sou um eterno aprendiz ou seja um pseudo-Engenheiro e Administrador de Empresas, embora nunca tenha sido um exemplo de “excelência” em Matemática, ao longo dos anos passo a maior parte do meu tempo tentando aprender a mesma e, particularmente, a estatística uma vez que, salvo muito engano, é ela que rege nossas vidas na busca da Excelência seja como pessoa ou como profissional.